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IGNOU MS-05 Solved Question Paper PDF
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IGNOU MS-05 Previous Year Solved Question Paper in Hindi
Q1. एक साफ-सुथरे आरेख की सहायता से एक परिचालन प्रणाली की रूपरेखा की व्याख्या कीजिए। साथ ही, एक उत्पादन/परिचालन प्रणाली के रणनीतिक निर्णयों और अल्पकालिक निर्णयों पर भी चर्चा कीजिए।
Ans. एक परिचालन प्रणाली (Operations System) एक संगठित ढाँचा है जिसे संसाधनों (इनपुट) को वांछित वस्तुओं और सेवाओं (आउटपुट) में बदलने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह किसी भी संगठन का मूल है, चाहे वह विनिर्माण हो या सेवा।
परिचालन प्रणाली की रूपरेखा: एक परिचालन प्रणाली के ढांचे में मुख्य रूप से तीन घटक होते हैं: इनपुट, रूपांतरण प्रक्रिया और आउटपुट। इसे एक फीडबैक लूप द्वारा पूरित किया जाता है।
आरेख: परिचालन प्रणाली का ढाँचा
(यहां एक चित्र बनाया जाएगा जिसमें बाईं ओर इनपुट, बीच में रूपांतरण प्रक्रिया, और दाईं ओर आउटपुट दिखाया गया है। आउटपुट से इनपुट की ओर एक फीडबैक लूप होगा।)
- इनपुट (Inputs): ये वे संसाधन हैं जिनका उपयोग रूपांतरण प्रक्रिया में किया जाता है। इनमें मानव संसाधन (श्रम और प्रबंधन), पूंजी (उपकरण, मशीनरी, सुविधाएं), सामग्री (कच्चा माल, पुर्जे), सूचना और समय शामिल हैं।
- रूपांतरण प्रक्रिया (Transformation Process): यह प्रणाली का वह हिस्सा है जहां इनपुट को आउटपुट में बदलने के लिए क्रियाएं होती हैं। इसमें मशीनिंग, असेंबलिंग, शिक्षण, निदान या परिवहन जैसी प्रक्रियाएं शामिल हो सकती हैं। यह मूल्यवर्धन (value addition) का चरण है।
- आउटपुट (Outputs): ये रूपांतरण प्रक्रिया के परिणाम हैं, जो या तो मूर्त वस्तुएं (जैसे कार, कंप्यूटर) या अमूर्त सेवाएं (जैसे स्वास्थ्य सेवा, शिक्षा) हो सकती हैं।
- फीडबैक लूप (Feedback Loop): यह आउटपुट की जानकारी को वापस इनपुट या रूपांतरण प्रक्रिया में भेजता है ताकि प्रदर्शन को मापा जा सके और आवश्यक सुधार किए जा सकें। उदाहरण के लिए, गुणवत्ता नियंत्रण जांच से प्राप्त जानकारी का उपयोग प्रक्रिया को समायोजित करने के लिए किया जा सकता है।
उत्पादन/परिचालन प्रणाली के निर्णय:
1. रणनीतिक निर्णय (Strategic Decisions): ये दीर्घकालिक, उच्च-स्तरीय निर्णय हैं जो संगठन की समग्र दिशा और प्रतिस्पर्धात्मक क्षमता को निर्धारित करते हैं। ये निर्णय अक्सर महंगे होते हैं और इन्हें बदलना मुश्किल होता है।
- उत्पाद/सेवा डिजाइन: क्या बनाना है? उत्पाद की विशेषताएं और गुणवत्ता स्तर क्या होंगे?
- प्रक्रिया और क्षमता डिजाइन: उत्पादन के लिए कौन सी तकनीक और प्रक्रिया का उपयोग किया जाएगा? सुविधा की अधिकतम उत्पादन क्षमता क्या होगी?
- सुविधा स्थान (Facility Location): कारखाने या सेवा केंद्र को कहाँ स्थापित किया जाना चाहिए?
- सुविधा अभिन्यास (Facility Layout): मशीनों, विभागों और उपकरणों को कैसे व्यवस्थित किया जाएगा?
2. अल्पकालिक निर्णय (Short-term Decisions): इन्हें परिचालन निर्णय (Operational Decisions) भी कहा जाता है। ये दिन-प्रतिदिन के निर्णय हैं जो रणनीतिक निर्णयों द्वारा निर्धारित ढांचे के भीतर संसाधनों के कुशल उपयोग पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
- उत्पादन योजना और निर्धारण: किस उत्पाद का कितना और कब उत्पादन करना है? कार्यों को किस क्रम में किया जाना है?
- इन्वेंटरी प्रबंधन: कच्चे माल और तैयार माल का कितना स्टॉक रखना है?
- गुणवत्ता नियंत्रण: उत्पादों या सेवाओं की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए निरीक्षण और परीक्षण कैसे करें?
- कार्यबल प्रबंधन: कर्मचारियों को विशिष्ट कार्यों पर कैसे आवंटित करें और उनकी शिफ्ट कैसे निर्धारित करें?
संक्षेप में, रणनीतिक निर्णय “सही चीजें करने” (doing the right things) पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जबकि अल्पकालिक निर्णय “चीजों को सही तरीके से करने” (doing things right) पर केंद्रित होते हैं।
Q2. (a) उपयुक्त उदाहरणों के साथ बाजार में एक नया उत्पाद लॉन्च करने की प्रक्रिया पर चर्चा कीजिए। (b) एक सुविधा अभिन्यास (facility layout) डिजाइन करते समय किन विभिन्न कारकों पर विचार किया जाना चाहिए? उपयुक्त उदाहरणों के साथ चर्चा कीजिए।
Ans.
(a) नए उत्पाद को लॉन्च करने की प्रक्रिया
बाजार में एक नया उत्पाद लॉन्च करना एक व्यवस्थित प्रक्रिया है जिसमें कई चरण शामिल होते हैं ताकि सफलता की संभावना को अधिकतम किया जा सके और जोखिम को कम किया जा सके। प्रक्रिया इस प्रकार है:
- विचार सृजन (Idea Generation): यह प्रारंभिक चरण है जहां आंतरिक स्रोतों (जैसे R&D, कर्मचारी) और बाहरी स्रोतों (जैसे ग्राहक, प्रतियोगी, आपूर्तिकर्ता) से नए उत्पाद के लिए विचार एकत्र किए जाते हैं।
- विचारों की स्क्रीनिंग (Idea Screening): इस चरण में, अव्यावहारिक या संगठन के उद्देश्यों के साथ मेल नहीं खाने वाले विचारों को हटा दिया जाता है। लक्ष्य सबसे व्यवहार्य विचारों को चुनना है।
- अवधारणा विकास और परीक्षण (Concept Development and Testing): चुने हुए विचार को एक विस्तृत उत्पाद अवधारणा में विकसित किया जाता है। इस अवधारणा को लक्षित ग्राहकों के समूह के साथ परीक्षण किया जाता है ताकि उनकी प्रतिक्रिया प्राप्त की जा सके। उदाहरण के लिए, एक इलेक्ट्रिक स्कूटर की अवधारणा में उसकी रेंज, गति, कीमत और डिजाइन का विवरण शामिल होगा।
- व्यावसायिक विश्लेषण (Business Analysis): यहां, उत्पाद की लाभप्रदता का विश्लेषण किया जाता है। इसमें बिक्री, लागत और लाभ का पूर्वानुमान लगाना शामिल है। यह निर्धारित करता है कि क्या उत्पाद वित्तीय रूप से व्यवहार्य है।
- उत्पाद विकास (Product Development): यदि व्यावसायिक विश्लेषण सकारात्मक है, तो उत्पाद अवधारणा को एक भौतिक प्रोटोटाइप में बदल दिया जाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कठोर परीक्षण किया जाता है कि उत्पाद सुरक्षित है और इच्छानुसार काम करता है।
- परीक्षण विपणन (Test Marketing): उत्पाद और विपणन कार्यक्रम को एक सीमित, यथार्थवादी बाजार सेटिंग में पेश किया जाता है। इससे कंपनी को पूर्ण लॉन्च से पहले रणनीति को परिष्कृत करने का मौका मिलता है। उदाहरण के लिए, एक नया शीतल पेय कुछ चुनिंदा शहरों में लॉन्च किया जा सकता है।
- वाणिज्यीकरण (Commercialization): यह अंतिम चरण है जहां उत्पाद को बड़े पैमाने पर बाजार में लॉन्च किया जाता है। इसमें उत्पादन बढ़ाना, वितरण नेटवर्क स्थापित करना और एक पूर्ण विपणन अभियान चलाना शामिल है।
उदाहरण: एक स्मार्टफोन कंपनी एक नया मॉडल लॉन्च करने के लिए, पहले ग्राहक की जरूरतों (बेहतर कैमरा, लंबी बैटरी लाइफ) के आधार पर विचार उत्पन्न करेगी, फिर विभिन्न डिजाइन अवधारणाओं का परीक्षण करेगी, लागत और बिक्री का विश्लेषण करेगी, प्रोटोटाइप बनाएगी, इसे कुछ बाजारों में परीक्षण करेगी, और अंत में एक बड़े लॉन्च इवेंट के साथ इसे विश्व स्तर पर जारी करेगी।
(b) सुविधा अभिन्यास को डिजाइन करने के लिए कारक
एक सुविधा अभिन्यास (facility layout) एक सुविधा के भीतर विभागों, कार्य केंद्रों और उपकरणों की भौतिक व्यवस्था को संदर्भित करता है। एक कुशल अभिन्यास लागत को कम कर सकता है, उत्पादकता बढ़ा सकता है और सुरक्षा में सुधार कर सकता है। डिजाइन करते समय निम्नलिखित कारकों पर विचार किया जाना चाहिए:
- उत्पादन की मात्रा और प्रकृति: उच्च मात्रा और कम विविधता वाले उत्पादों (जैसे कार असेंबली) के लिए उत्पाद अभिन्यास (Product Layout) उपयुक्त है, जहां उपकरण उत्पादन अनुक्रम के अनुसार व्यवस्थित होते हैं। कम मात्रा और उच्च विविधता वाले उत्पादों (जैसे कस्टम फर्नीचर) के लिए, प्रक्रिया अभिन्यास (Process Layout) बेहतर है, जहां समान कार्यों वाली मशीनों को एक साथ समूहीकृत किया जाता है।
- सामग्री हैंडलिंग (Material Handling): अभिन्यास को सामग्री, श्रमिकों और सूचना के प्रवाह को सुगम बनाना चाहिए। लक्ष्य अनावश्यक आवाजाही और दूरी को कम करना है ताकि हैंडलिंग लागत और समय कम हो। उदाहरण के लिए, एक गोदाम में, भारी और अक्सर उपयोग की जाने वाली वस्तुओं को शिपिंग क्षेत्र के पास रखा जाना चाहिए।
- स्थान का उपयोग (Space Utilization): अभिन्यास को उपलब्ध स्थान का प्रभावी ढंग से उपयोग करना चाहिए, जिसमें ऊर्ध्वाधर स्थान भी शामिल है। खराब स्थान उपयोग से भीड़भाड़ या बर्बादी हो सकती है।
- लचीलापन (Flexibility): अभिन्यास को भविष्य में उत्पाद डिजाइन, उत्पादन मात्रा या प्रौद्योगिकी में बदलावों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त लचीला होना चाहिए। मॉड्यूलर डिजाइन लचीलापन बढ़ा सकते हैं।
- कर्मचारी सुरक्षा और कल्याण: एक अच्छा अभिन्यास खतरनाक क्षेत्रों को अलग करके, पर्याप्त चलने की जगह प्रदान करके और शोर और धुएं को कम करके एक सुरक्षित और आरामदायक कार्य वातावरण सुनिश्चित करता है। उदाहरण के लिए, एक रासायनिक संयंत्र में, सुरक्षा नियमों का पालन करना और आपातकालीन निकास प्रदान करना महत्वपूर्ण है।
- सूचना का प्रवाह: अभिन्यास को पर्यवेक्षकों और श्रमिकों के बीच आसान संचार और दृश्यता की अनुमति देनी चाहिए, जो समन्वय और नियंत्रण के लिए महत्वपूर्ण है।
- ग्राहक संपर्क: सेवा संगठनों में, अभिन्यास को ग्राहक अनुभव को बढ़ाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक सुपरमार्केट का अभिन्यास ग्राहकों को स्टोर के माध्यम से मार्गदर्शन करने और आवेगपूर्ण खरीदारी को प्रोत्साहित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
Q3. (a) मास और बैच उत्पादन प्रणाली की तुलना में जॉब शॉप उत्पादन की विशिष्ट विशेषता क्या है? (b) ‘एक सामाजिक-तकनीकी प्रणाली’ शब्द से आप क्या समझते हैं? क्या आप नौकरी डिजाइन के लिए कुछ सामाजिक-तकनीकी दिशानिर्देश दे सकते हैं?
Ans.
(a) जॉब शॉप उत्पादन की विशिष्ट विशेषता
जॉब शॉप उत्पादन की मास (द्रव्यमान) और बैच (समूह) उत्पादन प्रणालियों की तुलना में सबसे विशिष्ट विशेषता इसकी उच्च लचीलापन (High Flexibility) और उत्पादों की उच्च विविधता (High Variety) है, जो आमतौर पर कम मात्रा (Low Volume) में उत्पादित होते हैं।
इन प्रणालियों के बीच मुख्य अंतर इस प्रकार हैं:
- जॉब शॉप उत्पादन (Job Shop Production):
- विशेषता: यह प्रणाली बहुत कम मात्रा में, अक्सर एक इकाई, अत्यधिक अनुकूलित उत्पादों का उत्पादन करती है। प्रत्येक ‘जॉब’ या ऑर्डर अद्वितीय हो सकता है।
- उपकरण: सामान्य-उद्देश्य वाली मशीनों का उपयोग किया जाता है जिन्हें विभिन्न कार्यों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।
- कार्यबल: अत्यधिक कुशल श्रमिकों की आवश्यकता होती है जो विभिन्न प्रकार के कार्यों को संभाल सकें।
- अभिन्यास: प्रक्रिया अभिन्यास (Process Layout) का उपयोग किया जाता है, जहां समान मशीनों को एक साथ समूहीकृत किया जाता है।
- उदाहरण: कस्टम फर्नीचर बनाना, विशेष मशीनरी की मरम्मत।
- बैच उत्पादन (Batch Production):
- विशेषता: इसमें उत्पादों का उत्पादन समूहों या ‘बैचों’ में किया जाता है। एक बैच के पूरा होने के बाद, उपकरण को अगले बैच के लिए फिर से सेट किया जाता है। यह जॉब शॉप की तुलना में कम विविधता और अधिक मात्रा प्रदान करता है।
- उदाहरण: बेकरी में ब्रेड के बैच बनाना, दवाइयों का उत्पादन।
- मास उत्पादन (Mass Production):
- विशेषता: यह मानकीकृत उत्पादों के बहुत बड़े पैमाने पर निरंतर उत्पादन की विशेषता है। इसमें विविधता बहुत कम होती है।
- उपकरण: विशेष-उद्देश्य वाली मशीनें और असेंबली लाइनें उपयोग की जाती हैं।
- कार्यबल: आमतौर पर कम कुशल श्रमिक होते हैं जो दोहराव वाले कार्य करते हैं।
- अभिन्यास: उत्पाद अभिन्यास (Product Layout) का उपयोग किया जाता है।
- उदाहरण: ऑटोमोबाइल निर्माण, शीतल पेय बॉटलिंग।
संक्षेप में, जॉब शॉप की विशिष्टता इसकी कस्टम ऑर्डर को कुशलतापूर्वक संभालने की क्षमता है , जो इसे उन बाजारों के लिए आदर्श बनाती है जहां ग्राहक की विशिष्ट आवश्यकताएं मानकीकरण से अधिक महत्वपूर्ण होती हैं।
(b) सामाजिक-तकनीकी प्रणाली और नौकरी डिजाइन के लिए दिशानिर्देश
सामाजिक-तकनीकी प्रणाली (Socio-technical System) एक प्रबंधन दर्शन और संगठनात्मक डिजाइन का दृष्टिकोण है जो कार्यस्थल में सामाजिक प्रणाली (लोग, संबंध, संस्कृति) और तकनीकी प्रणाली (उपकरण, प्रक्रियाएं, प्रौद्योगिकी) के बीच परस्पर क्रिया को मान्यता देता है। इसका मूल सिद्धांत यह है कि प्रभावी होने के लिए, एक संगठन को इन दोनों प्रणालियों को संयुक्त रूप से अनुकूलित (jointly optimize) करना चाहिए। केवल तकनीकी दक्षता पर ध्यान केंद्रित करना अक्सर खराब सामाजिक परिणामों (जैसे कम मनोबल, उच्च टर्नओवर, खराब प्रदर्शन) की ओर ले जाता है, और इसके विपरीत।
इसका उद्देश्य एक ऐसी कार्य प्रणाली डिजाइन करना है जो तकनीकी रूप से कुशल हो और साथ ही कर्मचारियों की मनोवैज्ञानिक और सामाजिक जरूरतों को भी पूरा करे, जिससे नौकरी से संतुष्टि और उत्पादकता दोनों में वृद्धि हो।
नौकरी डिजाइन के लिए सामाजिक-तकनीकी दिशानिर्देश (Socio-technical Guidelines for Job Design):
- कार्य संवर्धन (Job Enrichment): कर्मचारियों को उनके काम पर अधिक नियंत्रण, जिम्मेदारी और स्वायत्तता देकर नौकरी की गहराई बढ़ाना। इससे कार्य अधिक चुनौतीपूर्ण और सार्थक बनता है।
- कार्य विस्तार (Job Enlargement): एक ही स्तर पर विभिन्न कार्यों को जोड़कर नौकरी का दायरा बढ़ाना। यह एकरसता को कम करता है और कौशल विविधता को बढ़ाता है।
- स्वायत्त कार्य समूह (Autonomous Work Groups): टीमों को उनके काम की योजना बनाने, समन्वय करने और नियंत्रित करने के लिए सशक्त बनाना। ये स्व-प्रबंधित टीमें अपनी गति, कार्य आवंटन और गुणवत्ता जांच के लिए जिम्मेदार होती हैं।
- अर्थपूर्ण कार्य (Meaningful Tasks): यह सुनिश्चित करना कि नौकरियां पूर्ण और पहचान योग्य कार्य इकाइयाँ हों। कर्मचारियों को यह देखना चाहिए कि उनका काम बड़े लक्ष्य में कैसे योगदान देता है, जिससे स्वामित्व और गर्व की भावना पैदा होती है।
- बहु-कौशल (Multi-skilling): कर्मचारियों को विभिन्न प्रकार के कौशल सीखने के लिए प्रोत्साहित करना ताकि वे टीम के भीतर विभिन्न भूमिकाएँ निभा सकें। यह लचीलापन बढ़ाता है और टीम के सदस्यों के बीच सहयोग को बढ़ावा देता है।
- फीडबैक का प्रावधान (Provision of Feedback): ऐसी प्रणालियाँ डिजाइन करना जो कर्मचारियों को उनके प्रदर्शन पर प्रत्यक्ष और समय पर प्रतिक्रिया प्रदान करें, ताकि वे आत्म-सुधार कर सकें।
ये दिशानिर्देश ऐसी नौकरियां बनाने में मदद करते हैं जो न केवल उत्पादक हों बल्कि कर्मचारियों के लिए प्रेरक और संतोषजनक भी हों।
Q4. (a) एक बीमार जल-बॉटलिंग संयंत्र में मूल्य विश्लेषण कार्यक्रम को कैसे व्यवस्थित करें, इस पर एक निबंध लिखिए। (b) सेवा संगठनों को आमतौर पर वार्षिक या मासिक आवश्यकता से अधिक क्षमता प्रदान करने की आवश्यकता क्यों होती है? उदाहरण सहित समझाइए।
Ans.
(a) एक बीमार जल-बॉटलिंग संयंत्र में मूल्य विश्लेषण कार्यक्रम
परिचय: एक ‘बीमार’ जल-बॉटलिंग संयंत्र (sick water-bottling plant) संभवतः उच्च लागत, कम दक्षता, खराब गुणवत्ता और घटते मुनाफे जैसी समस्याओं का सामना कर रहा है। मूल्य विश्लेषण (Value Analysis – VA) एक व्यवस्थित, रचनात्मक दृष्टिकोण है जिसका उद्देश्य किसी उत्पाद या सेवा के प्रदर्शन (कार्य) को बनाए रखते हुए या सुधारते हुए अनावश्यक लागतों को समाप्त करना है। मूल्य को मूल्य = कार्य / लागत (Value = Function / Cost) के रूप में परिभाषित किया गया है। बीमार संयंत्र को पुनर्जीवित करने के लिए एक वीए कार्यक्रम का आयोजन एक शक्तिशाली उपकरण हो सकता है।
मूल्य विश्लेषण कार्यक्रम का आयोजन: एक सफल वीए कार्यक्रम को चरणों में आयोजित किया जाना चाहिए:
- चरण 1: तैयारी और टीम गठन (Preparation and Team Formation)
- एक क्रॉस-फंक्शनल टीम बनाएं जिसमें उत्पादन, गुणवत्ता नियंत्रण, खरीद, वित्त, रखरखाव और विपणन विभागों के सदस्य शामिल हों। यह दृष्टिकोण सुनिश्चित करता है कि सभी पहलुओं पर विचार किया जाए।
- टीम को मूल्य विश्लेषण की तकनीकों में प्रशिक्षित करें और कार्यक्रम के उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें: लागत कम करना, दक्षता बढ़ाना और उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करना।
- चरण 2: सूचना चरण (Information Phase)
- संयंत्र के सभी पहलुओं पर विस्तृत डेटा एकत्र करें। इसमें शामिल हैं: बोतल, ढक्कन, और लेबल की लागत; जल शोधन प्रक्रिया और लागत; ऊर्जा की खपत; श्रम लागत; रखरखाव रिकॉर्ड; और अपशिष्ट उत्पादन दर।
- उत्पाद के प्रत्येक घटक के कार्य को पहचानें। उदाहरण के लिए, बोतल का प्राथमिक कार्य “पानी को समाहित करना” है और द्वितीयक कार्य “ब्रांड प्रदर्शित करना” है।
- चरण 3: कार्यात्मक विश्लेषण और रचनात्मक चरण (Functional Analysis and Creative Phase)
- टीम प्रत्येक घटक और प्रक्रिया के कार्य का विश्लेषण करती है और उसकी लागत निर्धारित करती है।
- फिर, टीम मंथन (brainstorm) करती है: “इस कार्य को करने के और कौन से तरीके हैं?” उदाहरण के लिए:
- बोतल: क्या हम वजन कम कर सकते हैं (हल्के प्लास्टिक का उपयोग करें)? क्या हम आपूर्तिकर्ता बदल सकते हैं? क्या बोतल का आकार बदला जा सकता है?
- जल शोधन: क्या अधिक ऊर्जा-कुशल निस्पंदन तकनीक उपलब्ध है? क्या पानी के अपव्यय को कम किया जा सकता है?
- लेबलिंग: क्या सस्ते मुद्रण या सामग्री का उपयोग किया जा सकता है? क्या हम सीधे बोतल पर प्रिंट कर सकते हैं?
- प्रक्रिया: क्या हम उत्पादन लाइन को सुव्यवस्थित करके श्रम या समय बचा सकते हैं?
- चरण 4: मूल्यांकन और सिफारिश चरण (Evaluation and Recommendation Phase)
- रचनात्मक चरण से उत्पन्न विचारों का मूल्यांकन उनकी तकनीकी व्यवहार्यता, लागत बचत क्षमता और गुणवत्ता पर प्रभाव के आधार पर किया जाता है।
- सबसे आशाजनक विचारों को एक विस्तृत प्रस्ताव के रूप में प्रबंधन के सामने प्रस्तुत किया जाता है, जिसमें अपेक्षित बचत और कार्यान्वयन योजना शामिल होती है।
- चरण 5: कार्यान्वयन और निगरानी (Implementation and Monitoring)
- स्वीकृत प्रस्तावों को लागू किया जाता है।
- परिणामों की लगातार निगरानी की जाती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि अपेक्षित बचत प्राप्त हो रही है और कोई अप्रत्याशित नकारात्मक परिणाम तो नहीं हैं।
निष्कर्ष: इस संरचित दृष्टिकोण को अपनाकर, बीमार जल-बॉटलिंग संयंत्र अपनी लागत संरचना में गहरी अंतर्दृष्टि प्राप्त कर सकता है, अनावश्यक खर्चों की पहचान कर सकता है, और अंततः अपनी लाभप्रदता और बाजार में प्रतिस्पर्धात्मकता को बहाल कर सकता है।
(b) सेवा संगठनों में अतिरिक्त क्षमता की आवश्यकता
सेवा संगठनों को आमतौर पर औसत वार्षिक या मासिक मांग से अधिक क्षमता प्रदान करने की आवश्यकता होती है। इसका मुख्य कारण सेवाओं की दो मूलभूत विशेषताएं हैं: नाशवानता (Perishability) और मांग में परिवर्तनशीलता (Variability of Demand) ।
- सेवाओं की नाशवानता (Perishability of Services):
- वस्तुओं के विपरीत, सेवाओं का भंडारण या इन्वेंट्री नहीं किया जा सकता है। एक बार जब सेवा क्षमता का उपयोग नहीं किया जाता है, तो वह हमेशा के लिए खो जाती है।
- उदाहरण: एक एयरलाइन उड़ान में एक खाली सीट, एक होटल में एक खाली कमरा, या एक रेस्तरां में एक खाली मेज से होने वाले राजस्व का नुकसान स्थायी है। उस क्षमता को बाद में नहीं बेचा जा सकता है।
- मांग में परिवर्तनशीलता (Variability of Demand):
- सेवाओं की मांग अक्सर अत्यधिक अप्रत्याशित और परिवर्तनशील होती है। यह दिन के समय, सप्ताह के दिन, या मौसम के अनुसार बहुत भिन्न हो सकती है।
- उदाहरण: एक अस्पताल के आपातकालीन कक्ष में दोपहर की तुलना में सप्ताहांत की रातों में बहुत अधिक भीड़ हो सकती है। एक रेस्तरां सप्ताह के दिनों की तुलना में शुक्रवार की रात को बहुत अधिक व्यस्त रहता है।
अतिरिक्त क्षमता (Capacity Cushion) क्यों आवश्यक है? इन विशेषताओं के कारण, यदि कोई सेवा संगठन केवल औसत मांग को पूरा करने के लिए क्षमता बनाता है, तो वह मांग के चरम समय के दौरान ग्राहकों को सेवा देने में असमर्थ होगा। इसके परिणामस्वरूप:
- खोई हुई बिक्री: ग्राहक लंबी प्रतीक्षा के कारण चले जाएंगे।
- खराब ग्राहक संतुष्टि: लंबे इंतजार या सेवा से इनकार ग्राहकों को निराश करता है और संगठन की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाता है।
- प्रतिस्पर्धी नुकसान: ग्राहक उन प्रतिस्पर्धियों की ओर चले जाएंगे जिनके पास तत्काल सेवा प्रदान करने की क्षमता है।
इसलिए, सेवा संगठनों को एक क्षमता कुशन (capacity cushion) बनाए रखना चाहिए – जो कि औसत मांग से अधिक क्षमता है – ताकि मांग में अप्रत्याशित उछाल को समायोजित किया जा सके और एक स्वीकार्य सेवा स्तर बनाए रखा जा सके।
उदाहरण:
- कॉल सेंटर: एक कॉल सेंटर को औसत कॉल वॉल्यूम से अधिक एजेंटों को नियुक्त करना पड़ता है ताकि पीक आवर्स के दौरान ग्राहकों को लंबे समय तक होल्ड पर न रहना पड़े।
- बिजली कंपनी: एक बिजली उपयोगिता कंपनी को गर्मियों के सबसे गर्म दिन पर एयर कंडीशनिंग की चरम मांग को पूरा करने के लिए पर्याप्त उत्पादन क्षमता का निर्माण करना चाहिए, भले ही वह क्षमता वर्ष के अधिकांश समय निष्क्रिय रहे।
Q5. (a) ‘एर्गोनॉमिक्स’ से आपका क्या तात्पर्य है? इससे संबंधित कंप्यूटर के कीबोर्ड के डिजाइन पर संक्षिप्त चर्चा कीजिए। (b) एक उत्पादन प्रणाली, मान लीजिए एक कागज निर्माण इकाई, में कचरा उत्पादन के मूल चरण क्या हैं?
Ans.
(a) एर्गोनॉमिक्स और कीबोर्ड डिजाइन
एर्गोनॉमिक्स (Ergonomics) , जिसे मानव कारक (Human Factors) भी कहा जाता है, लोगों और उनके काम के माहौल के बीच की बातचीत का वैज्ञानिक अध्ययन है। इसका मुख्य लक्ष्य ऐसा वातावरण, उत्पाद और सिस्टम डिजाइन करना है जो मानव क्षमताओं और सीमाओं के अनुकूल हो, ताकि प्रदर्शन को अनुकूलित किया जा सके और चोट और असुविधा के जोखिम को कम किया जा सके। सरल शब्दों में, यह व्यक्ति के लिए काम को फिट करने (fitting the job to the person) का विज्ञान है, न कि व्यक्ति को काम में फिट करने का।
कंप्यूटर कीबोर्ड डिजाइन में एर्गोनॉमिक्स: पारंपरिक कीबोर्ड डिजाइन अक्सर असुविधा और दोहरावदार तनाव चोटों (Repetitive Strain Injuries – RSI) जैसे कार्पल टनल सिंड्रोम का कारण बन सकता है। एर्गोनॉमिक्स इन समस्याओं को दूर करने के लिए कीबोर्ड डिजाइन को प्रभावित करता है:
- अभिन्यास (Layout): मानक QWERTY लेआउट को मूल रूप से टाइपराइटर की चाबियों को जाम होने से बचाने के लिए डिजाइन किया गया था, न कि टाइपिंग की गति या आराम के लिए। Dvorak जैसे वैकल्पिक लेआउट अक्षरों को इस तरह से रखते हैं कि उंगली की गति कम हो और टाइपिंग अधिक कुशल हो।
- भौतिक आकार और रूप (Physical Shape and Form):
- स्प्लिट कीबोर्ड (Split Keyboards): ये कीबोर्ड बीच में विभाजित होते हैं, जिससे उपयोगकर्ता अपनी कलाई को सीधा रख सकते हैं, जो एक अधिक प्राकृतिक मुद्रा है।
- टेंटेड कीबोर्ड (Tented Keyboards): ये कीबोर्ड बीच से ऊपर उठे हुए होते हैं, जो कलाई के आगे के घुमाव (pronation) को कम करते हैं।
- घुमावदार कीबोर्ड (Curved Keyboards): ये कीबोर्ड एक चाप के आकार में होते हैं जो उंगलियों की अलग-अलग लंबाई के अनुकूल होते हैं।
- कलाई का सहारा (Wrist Rests): कीबोर्ड के सामने रखे गए गद्देदार पैड टाइपिंग के बीच में कलाई के लिए एक तटस्थ मुद्रा बनाए रखने में मदद करते हैं, जिससे टेंडन पर दबाव कम होता है।
- कुंजी सक्रियण (Key Activation): एर्गोनोमिक कीबोर्ड में अक्सर ऐसी कुंजियाँ होती हैं जिन्हें दबाने के लिए कम बल की आवश्यकता होती है। यांत्रिक कीबोर्ड स्पर्शनीय प्रतिक्रिया (tactile feedback) प्रदान करते हैं, जिससे उपयोगकर्ता को पता चलता है कि एक कुंजी कब पंजीकृत हुई है, जिससे अत्यधिक बल लगाने की आवश्यकता कम हो जाती है।
इन एर्गोनोमिक डिजाइनों का उद्देश्य आराम बढ़ाना, थकान कम करना, टाइपिंग सटीकता में सुधार करना और कंप्यूटर के लंबे समय तक उपयोग से जुड़ी मस्कुलोस्केलेटल समस्याओं को रोकना है।
(b) कागज निर्माण इकाई में कचरा उत्पादन के चरण
एक कागज निर्माण इकाई एक संसाधन-गहन उद्योग है और इसकी उत्पादन प्रक्रिया के कई चरणों में विभिन्न प्रकार का कचरा उत्पन्न होता है। कचरा उत्पादन के मूल चरण इस प्रकार हैं:
- कच्चे माल की तैयारी / पल्पिंग चरण (Raw Material Preparation / Pulping Stage):
- प्रक्रिया: इस चरण में, लकड़ी के लट्ठों या पुनर्नवीनीकरण कागज को लुगदी (pulp) में तोड़ा जाता है। लकड़ी का उपयोग करने पर, छाल को हटाया जाता है और लकड़ी को छोटे चिप्स में काटा जाता है।
- उत्पन्न कचरा: लकड़ी की छाल, लकड़ी के अनुपयोगी टुकड़े, धूल, रेत, और अन्य अशुद्धियाँ। रासायनिक पल्पिंग में, उपयोग किए गए रसायनों से युक्त ‘ब्लैक लिकर’ (black liquor) एक प्रमुख अपशिष्ट है, हालांकि इसे अक्सर ऊर्जा के लिए जलाया जाता है। अपशिष्ट जल (wastewater) में रासायनिक अवशेष भी होते हैं।
- पेपरमेकिंग मशीन चरण (Papermaking Machine Stage):
- प्रक्रिया: लुगदी के घोल को एक चलती हुई जाली पर फैलाया जाता है ताकि पानी निकल जाए और कागज की एक शीट बन जाए।
- उत्पन्न कचरा: ‘व्हाइट वाटर’ (White water) मुख्य अपशिष्ट है, जिसमें पानी, महीन फाइबर और फिलर्स होते हैं। कागज की वेब के किनारों से कटी हुई ट्रिम (trim) भी एक महत्वपूर्ण ठोस अपशिष्ट है।
- दबाने और सुखाने का चरण (Pressing and Drying Stage):
- प्रक्रिया: कागज की शीट को रोलर्स के बीच दबाकर और फिर गर्म सिलेंडरों पर सुखाकर और पानी निकाला जाता है।
- उत्पन्न कचरा: मुख्य रूप से भाप और वाष्पित पानी। इस प्रक्रिया में भारी ऊर्जा की खपत होती है, इसलिए गर्मी का नुकसान (heat loss) एक प्रकार का ऊर्जा अपशिष्ट है।
- फिनिशिंग और कन्वर्टिंग चरण (Finishing and Converting Stage):
- प्रक्रिया: बड़े कागज के रोल को काटा जाता है, फिर से रोल किया जाता है, या विशिष्ट आकार की शीट में परिवर्तित किया जाता है।
- उत्पन्न कचरा: काटने और ट्रिमिंग से उत्पन्न ठोस कागज अपशिष्ट, विनिर्देशों से बाहर के कागज रोल (off-spec rolls), और पैकेजिंग सामग्री का कचरा। कागज की धूल भी इस चरण में उत्पन्न होती है।
- सहायक प्रक्रियाएं (Ancillary Processes):
- प्रक्रिया: इनमें जल उपचार संयंत्र और बिजली उत्पादन (बॉयलर) शामिल हैं।
- उत्पन्न कचरा: अपशिष्ट जल उपचार संयंत्र से कीचड़ (sludge) और बॉयलर से राख (ash) प्रमुख ठोस अपशिष्ट हैं।
आधुनिक पेपर मिलें इन अपशिष्टों को कम करने, पुन: उपयोग करने और पुनर्चक्रण (Reduce, Reuse, Recycle) करने पर ध्यान केंद्रित करती हैं, जैसे कि व्हाइट वाटर का पुनर्चक्रण करना और ट्रिम अपशिष्ट को वापस लुगदी में मिलाना।
Q6. निम्नलिखित में से किन्हीं चार पर संक्षिप्त नोट्स लिखें: (a) एक उत्पादन प्रणाली का जीवन-चक्र (b) जॉब रोटेशन (c) सामग्री का बिल (Bill of Materials) (d) प्रोजेक्ट क्रैशिंग (e) एक्सचेंज कर्व (f) नियंत्रण चार्ट
Ans.
(a) एक उत्पादन प्रणाली का जीवन-चक्र (Life-cycle of a production system) एक उत्पादन प्रणाली का जीवन-चक्र उन विभिन्न चरणों का वर्णन करता है जिनसे एक प्रणाली अपनी स्थापना से लेकर बंद होने तक गुजरती है। यह उत्पाद जीवन-चक्र के समानांतर चलता है। मुख्य चरण हैं:
- प्रारंभ (Startup/Introduction): यह डिजाइन और स्थापना का चरण है। उत्पादन की मात्रा कम होती है, प्रक्रियाएं अभी भी अस्थिर होती हैं, और लागत अधिक होती है। ध्यान प्रक्रिया को स्थिर करने और समस्याओं को ठीक करने पर होता है।
- वृद्धि (Growth): जैसे ही उत्पाद की मांग बढ़ती है, उत्पादन की मात्रा तेजी से बढ़ती है। ध्यान क्षमता बढ़ाने और मानकीकरण के माध्यम से प्रक्रिया को और अधिक कुशल बनाने पर केंद्रित होता है।
- परिपक्वता (Maturity): इस चरण में, उत्पादन की मात्रा अपने चरम पर होती है और स्थिर हो जाती है। प्रक्रिया अच्छी तरह से स्थापित है। अब मुख्य ध्यान लागत में कमी, दक्षता में सुधार और गुणवत्ता नियंत्रण पर होता है।
- गिरावट (Decline): उत्पाद की मांग घटने लगती है, जिससे उत्पादन की मात्रा कम हो जाती है। संगठन को या तो प्रणाली को बंद करने, इसे किसी नए उत्पाद के लिए पुन: उपयोग करने, या इसे न्यूनतम स्तर पर चलाने का निर्णय लेना पड़ सकता है।
(b) जॉब रोटेशन (Job Rotation) जॉब रोटेशन एक नौकरी डिजाइन तकनीक है जिसमें कर्मचारियों को एक पूर्व-निर्धारित तरीके से विभिन्न नौकरियों या कार्यों के बीच स्थानांतरित किया जाता है। यह एकरसता और बोरियत को कम करने के लिए किया जाता है जो अत्यधिक विशिष्ट नौकरियों से उत्पन्न हो सकती है। इसके मुख्य लाभ हैं:
- कौशल विकास: कर्मचारी नए कौशल सीखते हैं, जिससे वे संगठन के लिए अधिक बहुमुखी और मूल्यवान बन जाते हैं।
- प्रेरणा में वृद्धि: विभिन्न कार्यों को करने से काम अधिक रोचक और चुनौतीपूर्ण हो सकता है।
- संगठनात्मक लचीलापन: यदि कोई कर्मचारी अनुपस्थित है, तो अन्य प्रशिक्षित कर्मचारी उसका काम संभाल सकते हैं।
- व्यापक परिप्रेक्ष्य: कर्मचारी संगठन के विभिन्न हिस्सों के कामकाज को बेहतर ढंग से समझते हैं।
उदाहरण के लिए, एक बैंक में, एक कैशियर को ग्राहक सेवा और फिर ऋण प्रसंस्करण विभाग में घुमाया जा सकता है।
(c) सामग्री का बिल (Bill of Materials – BOM) सामग्री का बिल (BOM) एक व्यापक, संरचित सूची है जिसमें किसी उत्पाद की एक इकाई को बनाने के लिए आवश्यक सभी कच्चे माल, घटकों, उप-संयोजनों (sub-assemblies) और उनकी मात्रा का विवरण होता है। यह एक पकाने की विधि की तरह है जो बताती है कि किसी उत्पाद को बनाने के लिए क्या-क्या चाहिए। BOM आमतौर पर पदानुक्रमित (hierarchical) होता है, जो उत्पाद की संरचना को एक पेड़ की तरह दिखाता है, जिसमें अंतिम उत्पाद शीर्ष पर होता है और घटक नीचे की परतों में होते हैं। यह निम्नलिखित के लिए महत्वपूर्ण है:
- सामग्री आवश्यकता योजना (MRP): यह निर्धारित करने के लिए कि क्या और कब ऑर्डर करना है।
- लागत निर्धारण: उत्पाद की लागत की सटीक गणना करने के लिए।
- उत्पादन योजना: यह सुनिश्चित करने के लिए कि असेंबली के लिए सभी आवश्यक हिस्से उपलब्ध हैं।
(d) प्रोजेक्ट क्रैशिंग (Project Crashing) प्रोजेक्ट क्रैशिंग एक परियोजना प्रबंधन तकनीक है जिसका उपयोग अतिरिक्त संसाधनों (जैसे धन, श्रम) को लगाकर परियोजना की अवधि को कम करने के लिए किया जाता है। लक्ष्य परियोजना को सामान्य से कम समय में पूरा करना है। यह प्रक्रिया केवल महत्वपूर्ण पथ (critical path) पर गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करती है, क्योंकि केवल इन गतिविधियों को छोटा करने से ही कुल परियोजना अवधि कम होगी। क्रैशिंग में लागत-समय का समझौता शामिल है: परियोजना को जल्दी खत्म करने के लिए अतिरिक्त लागत लगती है। प्रबंधक उन गतिविधियों को क्रैश करना चुनते हैं जिनकी ‘क्रैश लागत प्रति यूनिट समय’ सबसे कम होती है। इसका उपयोग तब किया जाता है जब जल्दी खत्म करने के लिए कोई बोनस हो या देर से खत्म करने पर जुर्माना हो।
(e) एक्सचेंज कर्व (Exchange Curve) एक्सचेंज कर्व, जिसे इन्वेंट्री-सर्विस लेवल कर्व भी कहा जाता है, एक ग्राफिकल उपकरण है जो इन्वेंट्री में निवेश (investment in inventory) और ग्राहक सेवा स्तर (customer service level) के बीच के ट्रेड-ऑफ को दर्शाता है। सेवा स्तर को अक्सर फिल रेट (मांग का प्रतिशत जो स्टॉक से तुरंत पूरा होता है) या स्टॉक-आउट की संभावना के रूप में मापा जाता है। वक्र आमतौर पर दिखाता है कि सेवा स्तर में प्रारंभिक सुधार इन्वेंट्री में मामूली वृद्धि के साथ प्राप्त किए जा सकते हैं, लेकिन 90-95% से ऊपर के बहुत उच्च सेवा स्तरों को प्राप्त करने के लिए इन्वेंट्री में असमान रूप से बड़ी वृद्धि की आवश्यकता होती है, खासकर सुरक्षा स्टॉक (safety stock) में। यह वक्र प्रबंधकों को यह तय करने में मदद करता है कि वांछित सेवा स्तर को प्राप्त करने के लिए इन्वेंट्री में कितना निवेश करना उचित है।
(f) नियंत्रण चार्ट (Control Charts) नियंत्रण चार्ट सांख्यिकीय प्रक्रिया नियंत्रण (Statistical Process Control – SPC) का एक प्रमुख उपकरण है। यह एक ग्राफ है जो समय के साथ प्रक्रिया के प्रदर्शन को ट्रैक करता है। चार्ट में तीन रेखाएँ होती हैं:
- एक केंद्रीय रेखा (Central Line – CL): प्रक्रिया का औसत या माध्य।
- एक ऊपरी नियंत्रण सीमा (Upper Control Limit – UCL): आमतौर पर माध्य से तीन मानक विचलन ऊपर।
- एक निचली नियंत्रण सीमा (Lower Control Limit – LCL): आमतौर पर माध्य से तीन मानक विचलन नीचे।
इसका उद्देश्य सामान्य कारण भिन्नता (common cause variation) , जो प्रक्रिया में अंतर्निहित है, और विशेष कारण भिन्नता (special cause variation) , जो किसी पहचान योग्य समस्या के कारण होती है, के बीच अंतर करना है। यदि कोई डेटा बिंदु नियंत्रण सीमाओं के बाहर आता है, या यदि बिंदुओं का कोई गैर-यादृच्छिक पैटर्न है, तो यह संकेत देता है कि प्रक्रिया ‘नियंत्रण से बाहर’ है और जांच की आवश्यकता है।
IGNOU MS-05 Previous Year Solved Question Paper in English
Q1. Explain the framework of an operations system with the help of a neat diagram. Also discuss about the strategic decisions and short-term decisions of a production/operations system.
Ans. An Operations System is an organized framework designed to transform resources (inputs) into desired goods and services (outputs). It is the core of any organization, whether manufacturing or service-based. Framework of an Operations System: The framework of an operations system primarily consists of three components: inputs, the transformation process, and outputs, supplemented by a feedback loop. Diagram: Framework of an Operations System (A diagram would be drawn here showing Inputs on the left, Transformation Process in the middle, and Outputs on the right. A feedback loop would connect from Outputs back to Inputs.) 
- Inputs: These are the resources used in the transformation process. They include human resources (labor and management), capital (equipment, machinery, facilities), materials (raw materials, components), information, and time.
- Transformation Process: This is the part of the system where actions take place to convert inputs into outputs. It can involve processes like machining, assembling, teaching, diagnosing, or transporting. This is the stage of value addition .
- Outputs: These are the results of the transformation process, which can be either tangible goods (like cars, computers) or intangible services (like healthcare, education).
- Feedback Loop: This relays information from the outputs back to the inputs or transformation process to measure performance and make necessary corrections. For example, information from quality control checks can be used to adjust the process.
Decisions in a Production/Operations System:
1. Strategic Decisions:
These are long-term, high-level decisions that set the overall direction and competitive capability of the organization. These decisions are often expensive and difficult to reverse.
- Product/Service Design: What to produce? What will be the product’s features and quality level?
- Process and Capacity Design: Which technology and process will be used for production? What will be the maximum production capacity of the facility?
- Facility Location: Where should the factory or service center be located?
- Facility Layout: How will machines, departments, and equipment be arranged?
2. Short-term Decisions:
Also known as Operational Decisions, these are day-to-day decisions that focus on the efficient use of resources within the framework set by strategic decisions.
- Production Planning and Scheduling: How much of which product to produce and when? In what sequence should jobs be processed?
- Inventory Management: How much stock of raw materials and finished goods to maintain?
- Quality Control: How to conduct inspections and tests to ensure the quality of products or services?
- Workforce Management: How to assign employees to specific tasks and schedule their shifts?
In essence, strategic decisions focus on
doing the right things
, while short-term decisions focus on
doing things right
.
Q2. (a) Discuss with suitable examples the process of launching a new product in the market. (b) What are the different factors that should be considered for designing a facility layout ? Discuss with suitable examples.
Ans. (a) Process of Launching a New Product Launching a new product in the market is a systematic process involving several stages to maximize the chances of success and minimize risk. The process is as follows:
- Idea Generation: This is the initial stage where ideas for a new product are gathered from internal sources (e.g., R&D, employees) and external sources (e.g., customers, competitors, suppliers).
- Idea Screening: In this stage, unworkable or non-viable ideas that do not align with the organization’s objectives are filtered out. The goal is to select the most promising ideas.
- Concept Development and Testing: The chosen idea is developed into a detailed product concept. This concept is then tested with a group of target customers to get their feedback. For example, a concept for an electric scooter would include details on its range, speed, price, and design.
- Business Analysis: Here, the product’s profitability is analyzed. This involves forecasting sales, costs, and profits. It determines if the product is financially viable.
- Product Development: If the business analysis is positive, the product concept is turned into a physical prototype. Rigorous testing is done to ensure the product is safe and works as intended.
- Test Marketing: The product and its marketing program are introduced into a limited, realistic market setting. This allows the company to refine its strategy before a full-scale launch. For example, a new soft drink might be launched in a few select cities.
- Commercialization: This is the final stage where the product is launched on a large scale in the market. It involves scaling up production, setting up distribution channels, and running a full marketing campaign.
Example:
A smartphone company launching a new model would first generate ideas based on customer needs (better camera, longer battery life), then test different design concepts, analyze costs and sales, build prototypes, test it in a few markets, and finally release it globally with a major launch event.
(b) Factors for Designing a Facility Layout
A facility layout refers to the physical arrangement of departments, work centers, and equipment within a facility. An efficient layout can reduce costs, increase productivity, and improve safety. The following factors should be considered during design:
- Volume and Nature of Production: For high-volume, low-variety products (e.g., car assembly), a Product Layout , where equipment is arranged according to the sequence of production, is suitable. For low-volume, high-variety products (e.g., custom furniture), a Process Layout , where machines with similar functions are grouped together, is better.
- Material Handling: The layout should facilitate the smooth flow of materials, workers, and information. The goal is to minimize unnecessary movement and distance to reduce handling costs and time. For example, in a warehouse, heavy and frequently accessed items should be placed near the shipping area.
- Space Utilization: The layout must make effective use of available space, including vertical space. Poor space utilization can lead to congestion or wastage.
- Flexibility: The layout should be flexible enough to accommodate future changes in product design, production volume, or technology. Modular designs can enhance flexibility.
- Employee Safety and Welfare: A good layout ensures a safe and comfortable working environment by isolating hazardous areas, providing adequate walking space, and minimizing noise and fumes. For example, in a chemical plant, adhering to safety codes and providing emergency exits is critical.
- Flow of Information: The layout should allow for easy communication and visibility between supervisors and workers, which is crucial for coordination and control.
- Customer Contact: In service organizations, the layout should enhance the customer experience. For example, a supermarket’s layout is designed to guide customers through the store and encourage impulse purchases.
Q3. (a) What is the distinctive feature of job shop production as compared to mass and batch production system ? (b) What do you understand by the term ‘A socio-technical system’ ? Can you give some socio-technical guidelines for job design ?
Ans. (a) Distinctive Feature of Job Shop Production The most distinctive feature of job shop production compared to mass and batch production systems is its high flexibility and high variety of products, which are typically produced in very low volumes . The key differences between these systems are:
- Job Shop Production:
- Characteristic: This system produces a wide variety of highly customized products in very small quantities, often just one unit. Each ‘job’ or order can be unique.
- Equipment: Uses general-purpose machines that can be adapted for different tasks.
- Workforce: Requires highly skilled workers who can handle a variety of tasks.
- Layout: A process layout is used, where similar machines are grouped together.
- Example: Making custom furniture, repair of special machinery.
- Batch Production:
- Characteristic: Products are produced in groups or ‘batches’. After one batch is completed, the equipment is re-set for the next batch. It offers less variety and more volume than a job shop.
- Example: Making batches of bread in a bakery, production of pharmaceuticals.
- Mass Production:
- Characteristic: It is characterized by the continuous production of standardized products on a very large scale. It has very low variety.
- Equipment: Uses special-purpose machines and assembly lines.
- Workforce: Typically involves less-skilled workers performing repetitive tasks.
- Layout: A product layout is used.
- Example: Automobile manufacturing, soft drink bottling.
In short, the distinctiveness of a job shop lies in its ability to
efficiently handle custom orders
, making it ideal for markets where specific customer requirements outweigh standardization.
(b) Socio-technical System and Guidelines for Job Design
A
Socio-technical System
is a management philosophy and organizational design approach that recognizes the interaction between the
social system (people, relationships, culture)
and the
technical system (tools, processes, technology)
in the workplace. Its core principle is that to be effective, an organization must
jointly optimize
both these systems. Focusing only on technical efficiency often leads to poor social outcomes (e.g., low morale, high turnover, poor performance), and vice versa.
The aim is to design a work system that is both technically efficient and also meets the psychological and social needs of employees, leading to an increase in both job satisfaction and productivity.
Socio-technical Guidelines for Job Design:
- Job Enrichment: Increasing the depth of a job by giving employees more control, responsibility, and autonomy over their work. This makes the job more challenging and meaningful.
- Job Enlargement: Increasing the scope of a job by adding a variety of tasks at the same level. This reduces monotony and increases skill variety.
- Autonomous Work Groups: Empowering teams to plan, coordinate, and control their own work. These self-managing teams are responsible for their own pace, work allocation, and quality checks.
- Meaningful Tasks: Ensuring that jobs are designed as complete and identifiable units of work. Employees should be able to see how their work contributes to the larger goal, fostering a sense of ownership and pride.
- Multi-skilling: Encouraging employees to learn a variety of skills so they can perform different roles within a team. This increases flexibility and promotes collaboration among team members.
- Provision of Feedback: Designing systems that provide direct and timely feedback to employees on their performance, so they can self-correct.
These guidelines help create jobs that are not only productive but also motivating and satisfying for the employees.
Q4. (a) Write an essay on how to organize a value analysis programme in a sick water-bottling plant. (b) Service organizations usually have to be provided with a higher capacity than the annual or monthly requirement. Why ? Explain with examples.
Ans. (a) Essay on Organizing a Value Analysis Programme in a Sick Water-Bottling Plant Introduction: A ‘sick’ water-bottling plant is likely facing issues such as high costs, low efficiency, poor quality, and declining profits. Value Analysis (VA) is a systematic, creative approach aimed at eliminating unnecessary costs while maintaining or improving the performance (function) of a product or service. Value is defined as Value = Function / Cost . Organizing a VA programme can be a powerful tool to revive the sick plant. Organizing the Value Analysis Programme: A successful VA programme should be organized in phases:
- Phase 1: Preparation and Team Formation
- Form a cross-functional team comprising members from production, quality control, purchasing, finance, maintenance, and marketing. This approach ensures all aspects are considered.
- Train the team in the techniques of value analysis and clearly define the programme’s objectives: to reduce costs, increase efficiency, and improve product quality.
- Phase 2: Information Phase
- Gather detailed data on all aspects of the plant. This includes: the cost of the bottle, cap, and label; water purification process and cost; energy consumption; labor costs; maintenance records; and waste generation rates.
- Identify the function of each component of the product. For instance, the primary function of the bottle is to “contain water,” and a secondary function is to “display brand.”
- Phase 3: Functional Analysis and Creative Phase
- The team analyzes the function of each component and process and determines its cost.
- The team then brainstorms: “What are other ways to perform this function?” For example:
- Bottle: Can we reduce the weight (use lighter plastic)? Can we change suppliers? Can the bottle shape be optimized?
- Water Purification: Is there a more energy-efficient filtration technology? Can water wastage be reduced?
- Labeling: Can cheaper printing or materials be used? Can we print directly on the bottle?
- Process: Can we save labor or time by streamlining the production line?
- Phase 4: Evaluation and Recommendation Phase
- The ideas generated from the creative phase are evaluated based on their technical feasibility, cost-saving potential, and impact on quality.
- The most promising ideas are presented to management as a detailed proposal, including expected savings and an implementation plan.
- Phase 5: Implementation and Monitoring
- The approved proposals are implemented.
- The results are continuously monitored to ensure that the expected savings are being achieved and that there are no unforeseen negative consequences.
Conclusion:
By adopting this structured approach, the sick water-bottling plant can gain deep insights into its cost structure, identify and eliminate non-essential expenses, and ultimately restore its profitability and competitiveness in the market.
(b) Need for Higher Capacity in Service Organizations
Service organizations usually need to be provided with a capacity that is higher than the average annual or monthly demand. The primary reason for this lies in two fundamental characteristics of services:
Perishability
and
Variability of Demand
.
- Perishability of Services:
- Unlike goods, services cannot be stored or inventoried. Once a unit of service capacity is not used, it is lost forever.
- Example: The revenue from an empty seat on an airline flight, an unoccupied room in a hotel, or an empty table in a restaurant is a permanent loss. That capacity cannot be sold later.
- Variability of Demand:
- The demand for services is often highly unpredictable and variable. It can fluctuate significantly by time of day, day of the week, or season.
- Example: A hospital emergency room may be much busier on weekend nights than on a weekday afternoon. A restaurant is much busier on a Friday night than on a Monday.
Why is Excess Capacity (Capacity Cushion) Needed?
Due to these characteristics, if a service organization builds capacity to meet only the average demand, it will be unable to serve customers during peak demand times. This would result in:
- Lost Sales: Customers will leave due to long waits.
- Poor Customer Satisfaction: Long waits or denial of service frustrate customers and damage the organization’s reputation.
- Competitive Disadvantage: Customers will move to competitors who have the capacity to provide immediate service.
Therefore, service organizations must maintain a
capacity cushion
—capacity in excess of average demand—to accommodate unexpected surges in demand and maintain an acceptable level of service.
Examples:
- Call Centers: A call center has to staff more agents than required for the average call volume to prevent customers from being on hold for long periods during peak hours.
- Power Companies: An electric utility must build enough generation capacity to meet the peak demand for air conditioning on the hottest day of the summer, even if that capacity sits idle for most of the year.
Q5. (a) What do you mean by ‘Ergonomics’ ? Discuss briefly design of a keyboard of a computer as related to it. (b) What are the basic waste generation stages in a production system say a paper manufacturing unit ?
Ans. (a) Ergonomics and Keyboard Design Ergonomics , also known as Human Factors , is the scientific study of the interaction between people and their work environment. Its primary goal is to design environments, products, and systems that fit human capabilities and limitations, in order to optimize performance and reduce the risk of injury and discomfort. In simple terms, it is the science of fitting the job to the person , rather than fitting the person to the job. Ergonomics in Computer Keyboard Design: Traditional keyboard designs can often cause discomfort and Repetitive Strain Injuries (RSI) like Carpal Tunnel Syndrome. Ergonomics influences keyboard design to address these issues:
- Layout: The standard QWERTY layout was originally designed to prevent typewriter keys from jamming, not for typing speed or comfort. Alternative layouts like Dvorak place letters in a way that minimizes finger travel and makes typing more efficient.
- Physical Shape and Form:
- Split Keyboards: These keyboards are split in the middle, allowing users to keep their wrists straight, which is a more natural posture.
- Tented Keyboards: These keyboards are raised in the middle, which reduces inward rotation (pronation) of the wrists.
- Curved Keyboards: These keyboards are shaped in an arc to accommodate the varying lengths of fingers.
- Wrist Rests: Padded supports placed in front of the keyboard help to maintain a neutral posture for the wrists during pauses in typing, reducing pressure on the tendons.
- Key Activation: Ergonomic keyboards often feature keys that require less force to press. Mechanical keyboards provide tactile feedback, letting the user know when a key has registered, which reduces the need to apply excessive force (“bottoming out”).
The goal of these ergonomic designs is to enhance comfort, reduce fatigue, improve typing accuracy, and prevent the musculoskeletal problems associated with prolonged computer use.
(b) Waste Generation Stages in a Paper Manufacturing Unit
A paper manufacturing unit is a resource-intensive industry, and various types of waste are generated at several stages of its production process. The basic waste generation stages are as follows:
- Raw Material Preparation / Pulping Stage:
- Process: In this stage, wood logs or recycled paper are broken down into pulp. When using wood, the bark is removed (debarking) and the wood is cut into small chips.
- Waste Generated: Bark, unusable wood chips, dust, sand, and other impurities. In chemical pulping, ‘black liquor’ containing used chemicals is a major waste, though it’s often burned for energy. Wastewater also contains chemical residues.
- Papermaking Machine Stage:
- Process: The pulp slurry is spread onto a moving screen to drain water and form a sheet of paper.
- Waste Generated: ‘White water’ is the main waste, containing water, fine fibers, and fillers. The trim cut from the edges of the paper web is also a significant solid waste.
- Pressing and Drying Stage:
- Process: More water is removed from the paper sheet by pressing it between rollers and then drying it over heated cylinders.
- Waste Generated: Mainly steam and evaporated water. This process is very energy-intensive, so heat loss is a form of energy waste.
- Finishing and Converting Stage:
- Process: The large paper rolls are cut, re-rolled, or converted into sheets of specific sizes.
- Waste Generated: Solid paper waste from cutting and trimming, off-spec paper rolls, and waste from packaging materials. Paper dust is also generated in this stage.
- Ancillary Processes:
- Process: These include the wastewater treatment plant and power generation (boilers).
- Waste Generated: Sludge from the wastewater treatment plant and ash from the boilers are major solid wastes.
Modern paper mills focus on the 3Rs (Reduce, Reuse, and Recycle) to manage these wastes, such as recycling white water and re-pulping trim waste.
Q6. Write short notes on any four of the following : (a) Life-cycle of a production system (b) Job Rotation (c)_ Bill of Materials (d) Project Crashing (e) Exchange Curve (f) Control Charts
Ans. (a) Life-cycle of a production system The life-cycle of a production system describes the various stages a system goes through from its inception to its phasing out. It runs parallel to the product life-cycle. The main stages are:
- Startup/Introduction: This is the design and installation phase. Production volumes are low, processes are still unstable, and costs are high. The focus is on stabilizing the process and fixing problems.
- Growth: As demand for the product increases, production volume grows rapidly. The focus shifts to expanding capacity and making the process more efficient through standardization.
- Maturity: In this stage, production volume is at its peak and becomes stable. The process is well-established. The main focus is now on cost reduction, efficiency improvements, and quality control.
- Decline: Demand for the product begins to fall, leading to reduced production volumes. The organization may have to decide to either phase out the system, repurpose it for a new product, or run it at a minimal level.
(b) Job Rotation
Job rotation is a job design technique in which employees are moved between different jobs or tasks in a pre-determined manner. It is done to reduce the monotony and boredom that can arise from highly specialized jobs. Its main benefits are:
- Skill Development: Employees learn new skills, making them more versatile and valuable to the organization.
- Increased Motivation: Performing a variety of tasks can make work more interesting and challenging.
- Organizational Flexibility: If an employee is absent, other cross-trained employees can take over their work.
- Broader Perspective: Employees gain a better understanding of how different parts of the organization function.
For example, in a bank, a cashier might be rotated to work in customer service and then the loan processing department.
(c) Bill of Materials (BOM)
A Bill of Materials (BOM) is a comprehensive, structured list of all the raw materials, components, sub-assemblies, and the quantities of each needed to manufacture one unit of a product. It is like a recipe that specifies what is needed to build a product. The BOM is typically hierarchical, showing the product’s structure in a tree-like format, with the final product at the top and components in the layers below. It is critical for:
- Material Requirements Planning (MRP): To determine what to order and when.
- Costing: To accurately calculate the cost of a product.
- Production Planning: To ensure all necessary parts are available for assembly.
(d) Project Crashing
Project crashing is a project management technique used to shorten the project duration by applying additional resources (e.g., money, labor). The goal is to complete the project in less than the normal time. The process focuses on shortening activities on the
critical path
only, as shortening only these activities will reduce the overall project duration. Crashing involves a cost-time trade-off: it costs more to finish the project early. Managers choose to crash activities that have the lowest ‘crash cost per unit of time’ saved. It is used when there is a bonus for early completion or a penalty for late completion.
(e) Exchange Curve
An exchange curve, also known as an inventory-service level curve, is a graphical tool that illustrates the trade-off between the
investment in inventory
and the
customer service level
. The service level is often measured as the fill rate (the percentage of demand met immediately from stock) or the probability of a stock-out. The curve typically shows that initial improvements in service level can be achieved with modest increases in inventory, but achieving very high service levels (above 90-95%) requires a disproportionately large increase in inventory, especially safety stock. This curve helps managers decide how much it is reasonable to invest in inventory to achieve a desired service target.
(f) Control Charts
A control chart is a key tool of Statistical Process Control (SPC). It is a graph that tracks a process’s performance over time. The chart has three lines:
- A Central Line (CL): The process average or mean.
- An Upper Control Limit (UCL): Typically set at three standard deviations above the mean.
- A Lower Control Limit (LCL): Typically set at three standard deviations below the mean.
The purpose is to distinguish between
common cause variation
, which is inherent in the process, and
special cause variation
, which is due to an identifiable problem. If a data point falls outside the control limits, or if there is a non-random pattern of points, it signals that the process is ‘out of control’ and requires investigation.
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