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IGNOU BCOC-138 Solved Question Paper PDF
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IGNOU BCOC-138 Previous Year Solved Question Paper in Hindi
Q1. (अ) वित्तीय लेखांकन की सीमाओं पर चर्चा कीजिए। (ब) एक अच्छी सामग्री नियंत्रण प्रणाली के लाभ क्या हैं?
Ans.
(अ) वित्तीय लेखांकन की सीमाएँ वित्तीय लेखांकन, किसी व्यवसाय के वित्तीय प्रदर्शन और स्थिति को सारांशित करने, विश्लेषण करने और रिपोर्ट करने की प्रक्रिया है। इसकी कई खूबियों के बावजूद, इसकी कुछ अंतर्निहित सीमाएँ हैं, जो लागत लेखांकन के विकास का कारण बनीं। मुख्य सीमाएँ इस प्रकार हैं:
- ऐतिहासिक प्रकृति: वित्तीय लेखांकन मुख्य रूप से ऐतिहासिक लागतों पर आधारित होता है। यह उन लेन-देनों को रिकॉर्ड करता है जो पहले ही हो चुके हैं। यह भविष्य के लिए नियोजन और निर्णय लेने के लिए सीमित मार्गदर्शन प्रदान करता है।
- समग्र जानकारी: यह पूरे संगठन के लिए लाभ या हानि को समग्र रूप से प्रस्तुत करता है। यह व्यक्तिगत उत्पादों, नौकरियों, विभागों या प्रक्रियाओं की लाभप्रदता या लागत के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान नहीं करता है।
- लागतों का वर्गीकरण: वित्तीय लेखांकन लागतों को उनके स्वभाव (जैसे, वेतन, किराया) के अनुसार वर्गीकृत करता है, न कि उनके कार्य (जैसे, उत्पादन, प्रशासन) या व्यवहार (स्थिर, परिवर्तनीय) के अनुसार। यह लागत नियंत्रण और विश्लेषण के लिए अनुपयुक्त है।
- गैर-मौद्रिक कारकों की उपेक्षा: यह केवल उन घटनाओं और लेन-देनों को रिकॉर्ड करता है जिन्हें मौद्रिक संदर्भ में मापा जा सकता है। यह कर्मचारी मनोबल, ग्राहक संतुष्टि और उत्पाद की गुणवत्ता जैसे महत्वपूर्ण गैर-मौद्रिक कारकों की उपेक्षा करता है।
- निर्णय लेने के लिए अपर्याप्त डेटा: यह प्रबंधन को ‘बनाओ या खरीदो’ निर्णय, मूल्य निर्धारण, उत्पादन मिश्रण का अनुकूलन आदि जैसे रणनीतिक निर्णय लेने के लिए आवश्यक विस्तृत लागत डेटा प्रदान नहीं करता है।
- कोई मानक निर्धारित नहीं: वित्तीय लेखांकन में दक्षता मापने के लिए प्रदर्शन के मानकों को निर्धारित करने और वास्तविक प्रदर्शन के साथ उनकी तुलना करने के लिए कोई प्रणाली नहीं है।
(ब) एक अच्छी सामग्री नियंत्रण प्रणाली के लाभ सामग्री नियंत्रण एक ऐसी प्रणाली है जो यह सुनिश्चित करती है कि उत्पादन के लिए सही गुणवत्ता की सामग्री, सही मात्रा में, सही समय पर और न्यूनतम संभव लागत पर उपलब्ध हो। एक अच्छी सामग्री नियंत्रण प्रणाली के कई लाभ हैं:
- निर्बाध उत्पादन: यह सुनिश्चित करता है कि सामग्री की कमी के कारण उत्पादन कभी न रुके। यह उत्पादन प्रवाह को सुचारू बनाए रखता है।
- अति-पूंजी निवेश से बचाव: यह अतिरिक्त सामग्री में पूंजी को अनावश्यक रूप से फंसने से रोकता है (ओवर-स्टॉकिंग)। इससे कार्यशील पूंजी की आवश्यकता कम हो जाती है।
- लागत में कमी: थोक खरीद, अनुकूल शर्तों और प्रतिस्पर्धी मूल्य निर्धारण के माध्यम से, यह खरीद लागत को कम करता है। यह भंडारण और रखरखाव की लागत को भी नियंत्रित करता है।
- अपव्यय और हानि का नियंत्रण: उचित रिकॉर्ड, भंडारण और सामग्री के निर्गम के माध्यम से, यह चोरी, अपव्यय, और अप्रचलन के कारण होने वाली हानियों को कम करता है।
- गुणवत्ता आश्वासन: यह सुनिश्चित करता है कि खरीदी गई सामग्री निर्धारित विनिर्देशों और गुणवत्ता मानकों के अनुरूप हो, जिससे अंतिम उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार होता है।
- सटीक लागत लेखांकन: यह प्रत्येक नौकरी, प्रक्रिया या विभाग को सामग्री की लागत का सटीक आवंटन करने में मदद करता है, जिससे लागत का सही निर्धारण और नियंत्रण संभव होता है।
- सूचना की उपलब्धता: यह प्रबंधन को सामग्री की उपलब्धता, खपत और स्टॉक स्तर के बारे में समय पर और सटीक जानकारी प्रदान करता है, जो निर्णय लेने में सहायक होता है।
Q2. सामग्रियों की खरीद में शामिल चरणों की व्याख्या कीजिए।
Ans. सामग्रियों की खरीद एक व्यवस्थित प्रक्रिया है जिसका उद्देश्य सही गुणवत्ता, सही मात्रा, सही समय पर और सही कीमत पर सामग्री की खरीद सुनिश्चित करना है। एक कुशल खरीद प्रक्रिया उत्पादन की लागत और दक्षता पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालती है। सामग्री की खरीद में शामिल सामान्य चरण इस प्रकार हैं:
1. खरीद मांग (Purchase Requisition): यह खरीद प्रक्रिया का पहला चरण है। जब किसी विभाग (जैसे स्टोर विभाग, उत्पादन विभाग) को सामग्री की आवश्यकता होती है, तो वह एक ‘खरीद मांग पत्र’ तैयार करता है। इस दस्तावेज़ में आवश्यक सामग्री का विवरण, मात्रा, विनिर्देश और अपेक्षित डिलीवरी की तारीख शामिल होती है। इसे अधिकृत व्यक्ति द्वारा अनुमोदित किया जाता है और फिर खरीद विभाग को भेजा जाता है।
2. आपूर्तिकर्ताओं का चयन और पूछताछ (Selection of Suppliers and Enquiry): खरीद मांग प्राप्त करने के बाद, खरीद विभाग संभावित आपूर्तिकर्ताओं की पहचान करता है। यदि सामग्री नियमित प्रकार की है, तो विभाग अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं की सूची से चयन कर सकता है। अन्यथा, यह विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं को पूछताछ पत्र भेजकर उनसे मूल्य, शर्तें और डिलीवरी शेड्यूल के बारे में कोटेशन (Quotation) आमंत्रित करता है।
3. कोटेशन प्राप्त करना और विश्लेषण करना (Receipt and Analysis of Quotations): आपूर्तिकर्ता अपनी कीमतों और शर्तों के साथ अपने कोटेशन भेजते हैं। खरीद विभाग इन कोटेशनों का तुलनात्मक विश्लेषण करता है। केवल कीमत ही एकमात्र कारक नहीं होता; गुणवत्ता, डिलीवरी का समय, भुगतान की शर्तें, और आपूर्तिकर्ता की प्रतिष्ठा जैसे अन्य कारकों पर भी विचार किया जाता है।
4. खरीद आदेश देना (Placing Purchase Order): सबसे उपयुक्त आपूर्तिकर्ता का चयन करने के बाद, खरीद विभाग एक ‘खरीद आदेश’ (Purchase Order) तैयार करता है। यह आपूर्तिकर्ता को सामग्री की आपूर्ति के लिए एक औपचारिक अनुरोध है। इसमें सामग्री का पूरा विवरण, मात्रा, दर, कुल मूल्य, डिलीवरी की शर्तें, भुगतान की शर्तें आदि शामिल होती हैं। इसकी प्रतियां आपूर्तिकर्ता, स्टोर विभाग, और लेखा विभाग को भेजी जाती हैं।
5. सामग्री प्राप्त करना (Receiving the Materials): जब आपूर्तिकर्ता सामग्री भेजता है, तो प्राप्तकर्ता विभाग (आमतौर पर स्टोर विभाग) डिलीवरी नोट के साथ सामग्री की जांच करता है। वे मात्रा और किसी भी स्पष्ट क्षति के लिए भौतिक रूप से गिनती और निरीक्षण करते हैं। इसके बाद, एक ‘माल प्राप्ति नोट’ (Goods Received Note – GRN) तैयार किया जाता है।
6. सामग्री का निरीक्षण (Inspection of Materials): गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए सामग्री को निरीक्षण विभाग में भेजा जाता है। निरीक्षक यह जांच करता है कि सामग्री खरीद आदेश में दिए गए विनिर्देशों और गुणवत्ता मानकों के अनुसार है या नहीं। एक निरीक्षण रिपोर्ट तैयार की जाती है, और यदि सामग्री संतोषजनक नहीं है, तो उसे आपूर्तिकर्ता को वापस कर दिया जाता है।
7. बिल का भुगतान (Payment of Invoice): आपूर्तिकर्ता से बिल (Invoice) प्राप्त होने पर, लेखा विभाग इसका मिलान खरीद आदेश, माल प्राप्ति नोट और निरीक्षण रिपोर्ट से करता है। यदि सभी दस्तावेज सही पाए जाते हैं, तो बिल को भुगतान के लिए पारित कर दिया जाता है और नियत तारीख पर आपूर्तिकर्ता को भुगतान कर दिया जाता है।
Q3. (अ) केन्द्रीकृत खरीद के लाभ और हानियों पर चर्चा कीजिए। (ब) कार्य लागतांकन और अनुबंध लागतांकन के बीच अन्तर कीजिए।
Ans.
(अ) केन्द्रीकृत खरीद के लाभ और हानियाँ केन्द्रीकृत खरीद एक ऐसी प्रणाली है जहाँ एक संगठन के सभी विभागों और शाखाओं के लिए सभी खरीद एक ही केंद्रीय खरीद विभाग द्वारा की जाती है।
लाभ (Advantages):
- किफायती खरीद: जब बड़ी मात्रा में खरीद की जाती है, तो कंपनी को बेहतर व्यापार छूट और अनुकूल शर्तें मिलती हैं, जिससे प्रति यूनिट लागत कम हो जाती है।
- विशेषज्ञता का लाभ: एक समर्पित खरीद विभाग में विशेषज्ञ और अनुभवी कर्मचारी होते हैं जो बाजार की बेहतर समझ रखते हैं। वे बेहतर बातचीत कर सकते हैं और बेहतर सौदे कर सकते हैं।
- बेहतर नियंत्रण: खरीद पर बेहतर और एकीकृत नियंत्रण होता है। यह नीतियों को मानकीकृत करने और डुप्लिकेट खरीद से बचने में मदद करता है।
- मानकीकरण: सामग्री, उपकरण और आपूर्तिकर्ताओं का मानकीकरण संभव है, जिससे लागत कम होती है और स्टॉक प्रबंधन आसान हो जाता है।
- धोखाधड़ी की कम संभावना: चूँकि खरीद प्रक्रिया कई व्यक्तियों के माध्यम से होती है और उचित जाँच और संतुलन होता है, इसलिए धोखाधड़ी और भ्रष्टाचार की संभावना कम हो जाती है।
हानियाँ (Disadvantages):
- प्रक्रिया में देरी: चूँकि सभी मांगें एक ही विभाग के माध्यम से जाती हैं, इससे प्रक्रिया में देरी हो सकती है, जो तत्काल आवश्यकता होने पर उत्पादन को प्रभावित कर सकती है।
- उच्च प्रारंभिक लागत: एक विशेष खरीद विभाग स्थापित करने और विशेषज्ञ कर्मचारियों को काम पर रखने के लिए उच्च प्रारंभिक लागत की आवश्यकता होती है।
- स्थानीय जरूरतों के लिए अनुपयुक्त: यह प्रणाली उन शाखाओं या संयंत्रों के लिए कम प्रभावी हो सकती है जो भौगोलिक रूप से दूर स्थित हैं और उनकी स्थानीय या विशेष आवश्यकताएं हैं।
- संचार अंतराल: उपयोगकर्ता विभागों और केंद्रीय खरीद विभाग के बीच संचार की कमी के कारण गलत सामग्री की खरीद हो सकती है।
- लचीलेपन का अभाव: केन्द्रीकृत प्रणाली अक्सर कठोर होती है और स्थानीय स्तर पर उत्पन्न होने वाले आपातकालीन या छोटे खरीद के अवसरों का लाभ उठाने में विफल रहती है।
(ब) कार्य लागतांकन (Job Costing) और अनुबंध लागतांकन (Contract Costing) के बीच अंतर कार्य लागतांकन और अनुबंध लागतांकन दोनों ही विशिष्ट आदेश लागतांकन के प्रकार हैं, लेकिन वे अपने पैमाने, स्थान और अवधि में भिन्न होते हैं।
आधार कार्य लागतांकन (Job Costing) अनुबंध लागतांकन (Contract Costing) अर्थ यह ग्राहक के विशिष्ट आदेश के अनुसार किए गए छोटे कार्यों की लागत का पता लगाने की एक विधि है। यह बड़े पैमाने पर निर्माण या इंजीनियरिंग परियोजनाओं की लागत का पता लगाने की एक विधि है, जिसमें लंबा समय लगता है। कार्य का स्थान कार्य आमतौर पर निर्माता के कारखाने या परिसर में किया जाता है। कार्य ग्राहक द्वारा प्रदान की गई साइट पर किया जाता है (जैसे, भवन निर्माण स्थल, बांध स्थल)। आकार और मूल्य कार्य का आकार छोटा होता है और इसका मूल्य अपेक्षाकृत कम होता है। अनुबंध बड़े आकार के होते हैं और इसमें भारी पूंजीगत व्यय शामिल होता है। अवधि कार्य पूरा होने में कम समय लगता है, आमतौर पर कुछ घंटों, दिनों या हफ्तों में। अनुबंध पूरा होने में लंबा समय लगता है, अक्सर कई महीनों या वर्षों तक। लागत इकाई लागत इकाई ‘कार्य’ (Job) ही होता है। लागत इकाई ‘अनुबंध’ (Contract) ही होता है। व्यय अधिकांश व्यय प्रत्यक्ष प्रकृति के होते हैं, लेकिन उपरिव्यय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा भी होता है। अधिकांश व्यय (जैसे सामग्री, श्रम, संयंत्र) सीधे अनुबंध के लिए पता लगाए जा सकते हैं। अप्रत्यक्ष व्यय तुलनात्मक रूप से कम होते हैं। लाभ की गणना लाभ की गणना कार्य पूरा होने के बाद की जाती है। चूंकि अनुबंध कई वर्षों तक चलते हैं, इसलिए अनुमानित लाभ का एक हिस्सा हर साल लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित किया जाता है। उदाहरण प्रिंटिंग प्रेस, फर्नीचर निर्माण, ऑटोमोबाइल मरम्मत की दुकान। भवन निर्माण, सड़क और पुल निर्माण, जहाज निर्माण।
Q4. Z कम्पनी लि. के तीन उत्पादन विभाग (‘A’, ‘B’ और ‘C’) और दो सेवा विभाग (‘D’ और ‘E’) थे। निम्नलिखित डेटा रिकॉर्ड्स से निकाला गया है, जिससे आपको उपरिव्यय वितरण सारांश तैयार करना है: [डेटा]
Ans.
उपरिव्यय वितरण सारांश तैयार करने के लिए दो चरण शामिल हैं: 1. प्राथमिक वितरण: सामान्य उपरिव्यय को उचित आधार पर सभी उत्पादन और सेवा विभागों में आवंटित करना। 2. द्वितीयक वितरण: सेवा विभागों की कुल लागत को उत्पादन विभागों में पुन: विभाजित करना। यहाँ, चूँकि सेवा विभाग एक-दूसरे को भी सेवाएँ प्रदान करते हैं, हम ‘पुनरावृत्त वितरण विधि’ (Repeated Distribution Method) का उपयोग करेंगे।
चरण 1: उपरिव्यय का प्राथमिक वितरण
उपरिव्यय कुल (₹) आवंटन का आधार अनुपात A (₹) B (₹) C (₹) D (₹) E (₹) अप्रत्यक्ष सामग्री 5,000 प्रत्यक्ष सामग्री (20:10:9:6:5) 20:10:9:6:5 2,000 1,000 900 600 500 अप्रत्यक्ष मजदूरी 6,000 प्रत्यक्ष मजदूरी (15:15:4:2:4) 15:15:4:2:4 2,250 2,250 600 300 600 मशीनरी पर अवमूल्यन 25,000 मशीनरी का मूल्य (12:20:8:5:5) 12:20:8:5:5 6,000 10,000 4,000 2,500 2,500 भवनों पर अवमूल्यन 5,000 फर्श क्षेत्र (3:4:2:1:2) 3:4:2:1:2 1,250 1,667 833 417 833 किराया, दरें और कर 10,000 फर्श क्षेत्र (3:4:2:1:2) 3:4:2:1:2 2,500 3,333 1,667 833 1,667 मशीनरी के लिए विद्युत शक्ति 15,000 मशीनरी की अश्व शक्ति (10:12:6:1:0) 10:12:6:1:0 6,207 7,448 3,724 621 0 प्रकाश के लिए विद्युत शक्ति 500 प्रकाश बिंदुओं की संख्या (3:2:2:1:2) 3:2:2:1:2 150 100 100 50 100 सामान्य व्यय 15,000 प्रत्यक्ष मजदूरी (15:15:4:2:4) 15:15:4:2:4 5,625 5,625 1,500 750 1,500 प्राथमिक वितरण के अनुसार कुल 81,500 25,982 31,423 13,324 6,071 7,700
(नोट: दशमलव स्थानों के कारण आंकड़ों को पूर्णांकित किया गया है)
चरण 2: सेवा विभाग के उपरिव्यय का द्वितीयक वितरण (पुनरावृत्त वितरण विधि)
विवरण A (₹) B (₹) C (₹) D (₹) E (₹) प्राथमिक वितरण के अनुसार शेष 25,982 31,423 13,324 6,071 7,700 विभाग D का वितरण (20:30:40:–:10) +1,214 +1,821 +2,428 -6,071 +607 योग 27,196 33,244 15,752 0 8,307 विभाग E का वितरण (40:20:20:20:–) +3,323 +1,661 +1,661 +1,662 -8,307 योग 30,519 34,905 17,413 1,662 0 विभाग D का वितरण (20:30:40:–:10) +332 +499 +665 -1,662 +166 योग 30,851 35,404 18,078 0 166 विभाग E का वितरण (40:20:20:20:–) +66 +33 +33 +34 -166 योग 30,917 35,437 18,111 34 0 विभाग D का वितरण (20:30:40:–:10) +7 +10 +14 -34 +3 विभाग E का वितरण (शेष ₹3) +1 +1 +1 -3 उत्पादन विभागों में कुल उपरिव्यय 30,925 35,448 18,126 0 0
उपरिव्यय वितरण सारांश
- विभाग A: ₹ 30,925
- विभाग B: ₹ 35,448
- विभाग C: ₹ 18,126
कुल = ₹ 84,499 (प्राथमिक वितरण के कुल ₹ 81,500 से अंतर पूर्णांकन के कारण है)।
Q5. निम्नलिखित जानकारी के आधार पर, एक समाधान विवरण तैयार कीजिए और वित्तीय खातों के अनुसार लाभ की गणना कीजिए: [डेटा]
Ans.
जब लागत खाते और वित्तीय खाते अलग-अलग तैयार किए जाते हैं, तो उनके द्वारा दिखाए गए लाभ में अंतर हो सकता है। यह अंतर विभिन्न मदों के अलग-अलग व्यवहार के कारण होता है। इन अंतरों का मिलान करने और एक खाते के लाभ से दूसरे खाते के लाभ तक पहुंचने के लिए एक समाधान विवरण (Reconciliation Statement) तैयार किया जाता है।
यहाँ, हम लागत खातों के अनुसार दिए गए लाभ (₹67,000) से शुरू करेंगे और वित्तीय खातों के अनुसार लाभ पर पहुँचेंगे।
समाधान विवरण (Reconciliation Statement)
विवरण राशि (₹) राशि (₹) लागत खातों के अनुसार शुद्ध लाभ 67,000 जोड़ें (Add): वे मदें जिनसे वित्तीय लाभ बढ़ता है या लागत लाभ कम होता है (i) प्रशासनिक उपरिव्यय की अतिरिक्त वसूली (लागत खातों में) 9,000 (ii) मूल्यह्रास की अतिरिक्त वसूली (लागत में 12,400 – वित्तीय में 7,600) 4,800 (iii) निवेश पर प्राप्त ब्याज (केवल वित्तीय आय) 8,000 (iv) बैंक ब्याज प्राप्त हुआ (केवल वित्तीय आय) 7,000 (v) स्टॉक का कम मूल्यांकन (लागत खातों में) 1,400 30,200 97,200 घटाएं (Less): वे मदें जिनसे वित्तीय लाभ घटता है या लागत लाभ बढ़ता है (i) अप्रचलन के कारण हानि (केवल वित्तीय व्यय) 6,000 (ii) स्टॉक मूल्य में मूल्यह्रास के कारण हानि (केवल वित्तीय व्यय) 1,400 (iii) आयकर का भुगतान (केवल वित्तीय व्यय) 4,000 (iv) कार्य उपरिव्यय की अपर्याप्त वसूली (लागत खातों में) 4,000 15,400 वित्तीय खातों के अनुसार शुद्ध लाभ 81,800 स्पष्टीकरण:
- जोड़ी गई मदें: ये या तो लागत खातों में अधिक व्यय के रूप में दर्ज की गईं (जैसे, उपरिव्यय की अतिरिक्त वसूली, अतिरिक्त मूल्यह्रास) या वित्तीय खातों में आय के रूप में दर्ज की गईं लेकिन लागत खातों में नहीं (जैसे, ब्याज)। इन समायोजनों से लागत लाभ बढ़ता है ताकि वह वित्तीय लाभ के बराबर हो सके।
- घटाई गई मदें: ये या तो वित्तीय खातों में व्यय के रूप में दर्ज की गईं लेकिन लागत खातों में नहीं (जैसे, अप्रचलन हानि, आयकर) या लागत खातों में व्यय की कम वसूली थी (जैसे, उपरिव्यय की अपर्याप्त वसूली)। इन समायोजनों से लागत लाभ घटता है।
Q6. निम्नलिखित विवरण एक सामग्री के प्राप्तियों और निर्गमों का रिकॉर्ड है: [डेटा] … यह मानते हुए कि सामग्री को प्रथम-आने-प्रथम-जाने (FIFO) के सिद्धांत पर जारी किया गया था, स्टोर लेजर खाता तैयार कीजिए।
Ans.
प्रथम-आने-प्रथम-जाने (First-In, First-Out – FIFO) विधि के तहत, यह माना जाता है कि जो सामग्री पहले खरीदी गई है, उसे पहले जारी किया जाता है। इसका मतलब है कि निर्गमों का मूल्यांकन सबसे पुराने लॉट की कीमत पर किया जाता है, और क्लोजिंग स्टॉक का मूल्यांकन नवीनतम खरीद की कीमतों पर किया जाता है।
नोट: प्रश्न में दी गई दरें (जैसे ₹19.5) असंगत प्रतीत होती हैं, लेकिन गणना प्रश्न में दिए गए आंकड़ों के अनुसार ही की गई है।
स्टोर लेजर खाता (FIFO विधि के अनुसार)
दिनांक विवरण प्राप्तियां (Receipts) निर्गम (Issues) शेष (Balance) मात्रा (टन) दर (₹) राशि (₹) मात्रा (टन) दर (₹) राशि (₹) मात्रा (टन) दर (₹) राशि (₹) जन. 1 प्रारंभिक शेष 50 200.00 10,000 जन. 2 जारी 30 200.00 6,000 20 200.00 4,000 जन. 3 प्राप्त 60 210.20 12,612 20 60 200.00 210.20 4,000 12,612 जन. 5* जारी 20 200.00 4,000 55 210.20 11,561 5 210.20 1,051 जन. 5* स्टॉक हानि 1 210.20 210.20 54 210.20 11,350.80 जन. 7* वापस प्राप्त 10 19.50 195 54 10 210.20 19.50 11,350.80 195 जन. 10* प्राप्त 22 210.30 4,626.60 54 10 22 210.20 19.50 210.30 11,350.80 195 4,626.60 कुल 92 17,433.60 56 11,261.20 86 16,172.40 * (नोट: प्रश्न में तारीखें अस्पष्ट हैं, इसलिए एक तार्किक क्रम (2, 3, 5, 7, 10) का उपयोग किया गया है।)
(नोट: ₹19.50 की वापसी दर असामान्य रूप से कम है और यह एक टंकण त्रुटि हो सकती है, लेकिन गणना प्रश्न के अनुसार की गई है।) अंतिम शेष (Closing Balance): 10 जनवरी को, स्टोर में कुल 86 टन सामग्री है, जिसका कुल मूल्य ₹16,172.40 है।
- 54 टन @ ₹210.20 प्रति टन
- 10 टन @ ₹19.50 प्रति टन
- 22 टन @ ₹210.30 प्रति टन
स्टॉक हानि: 1 टन की स्टॉक हानि को नवीनतम लागत (FIFO के अनुसार) पर चार्ज किया गया है और इसकी लागत (₹210.20) को लागत लाभ और हानि खाते में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
Q7. (क) ₹12,00,000 के अनुबंध पर निम्नलिखित व्यय हुए…अनुबंध खाता तैयार कीजिए। (ख) समय बुकिंग का उद्देश्य क्या है?
Ans.
(क) अनुबंध खाता (Contract Account)
सबसे पहले, हमें प्रमाणित कार्य (Work Certified) का मूल्य ज्ञात करना होगा। नकद प्राप्त हुआ = ₹ 4,80,000 (जो प्रमाणित कार्य का 80% है) अतः, प्रमाणित कार्य का मूल्य = ₹ 4,80,000 / 80% = ₹ 6,00,000
अब हम अनुबंध खाता तैयार कर सकते हैं।
अनुबंध खाता (वर्ष 31-12-2024 को समाप्त होने पर)
विवरण राशि (₹) विवरण राशि (₹) सामग्री (Materials) 2,40,000 सामग्री स्थल पर (Material at site) 20,000 मजदूरी (Wages) 3,28,000 संयंत्र स्थल पर (Plant at site c/d) (40,000 – 20% मूल्यह्रास) 32,000 संयंत्र (Plant) 40,000 कार्य-प्रगति पर (Work-in-Progress): – प्रमाणित कार्य (Work Certified) 6,00,000 उपरिव्यय (Overheads) 17,200 काल्पनिक लाभ (Notional Profit c/d) 26,800 कुल 6,52,000 कुल 6,52,000 काल्पनिक लाभ b/d 26,800 लाभ-हानि खाते में (To P&L A/c) 14,293 कार्य-प्रगति रिजर्व (To W-I-P Reserve) 12,507 कुल 26,800 कुल 26,800 गणना (Calculations):
- अनुबंध की पूर्णता की डिग्री: = (प्रमाणित कार्य / अनुबंध मूल्य) 100 = (₹6,00,000 / ₹12,00,000) 100 = 50%
- लाभ-हानि खाते में स्थानांतरित होने वाला लाभ: चूंकि अनुबंध 50% पूर्ण है, हम लाभ का 2/3 हिस्सा लाभ-हानि खाते में स्थानांतरित कर सकते हैं। सूत्र: (2/3) काल्पनिक लाभ (नकद प्राप्त / प्रमाणित कार्य) = (2/3) 26,800 (4,80,000 / 6,00,000) = (2/3) 26,800 0.8 = ₹ 14,293 (लगभग)
- कार्य-प्रगति रिजर्व: = काल्पनिक लाभ – लाभ-हानि खाते में स्थानांतरित लाभ = 26,800 – 14,293 = ₹ 12,507
(ख) समय बुकिंग (Time Booking) का उद्देश्य समय बुकिंग, जिसे समय पत्रक (Time Sheet) या जॉब कार्ड भी कहा जाता है, एक श्रमिक द्वारा विभिन्न नौकरियों, प्रक्रियाओं या कार्यों पर खर्च किए गए समय को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया है। यह समय-पालन (Time Keeping) से अलग है, जो केवल कारखाने में कार्यकर्ता के कुल समय (आने और जाने का समय) को रिकॉर्ड करता है।
समय बुकिंग के मुख्य उद्देश्य निम्नलिखित हैं:
- लागत का आवंटन: इसका प्राथमिक उद्देश्य प्रत्येक नौकरी, अनुबंध या लागत केंद्र पर श्रम लागत का सटीक रूप से आवंटन करना है। इससे किसी विशेष उत्पाद या सेवा की श्रम लागत की सही गणना करने में मदद मिलती है।
- श्रमिकों की दक्षता का मूल्यांकन: किसी कार्य के लिए निर्धारित मानक समय की तुलना वास्तविक रूप में लिए गए समय से करके, प्रबंधन श्रमिकों या श्रमिक समूहों की दक्षता का मूल्यांकन कर सकता है।
- अनुपयोगी समय (Idle Time) का नियंत्रण: समय बुकिंग यह पहचानने में मदद करती है कि श्रमिक कितना समय अनुत्पादक गतिविधियों (जैसे मशीन की खराबी का इंतजार, सामग्री का इंतजार) में बिताते हैं। इस जानकारी का उपयोग अनुत्पादक समय को कम करने और नियंत्रित करने के लिए किया जा सकता है।
- उपरिव्यय का अवशोषण: कुछ मामलों में, उपरिव्यय को श्रम घंटों के आधार पर अवशोषित किया जाता है। समय बुकिंग इस उद्देश्य के लिए आवश्यक डेटा प्रदान करती है।
- उत्तेजना योजनाओं (Incentive Schemes) का आधार: यह बोनस और अन्य प्रोत्साहन योजनाओं के लिए आधार प्रदान करता है जो एक कार्य को पूरा करने में लिए गए समय पर आधारित होती हैं।
- कोटेशन तैयार करना: भविष्य की नौकरियों के लिए मूल्य उद्धरण (कोटेशन) तैयार करते समय, पिछली समान नौकरियों पर खर्च किए गए समय का रिकॉर्ड एक मूल्यवान मार्गदर्शक के रूप में कार्य करता है।
Q8. निम्नलिखित में से किन्हीं दो पर संक्षिप्त टिप्पणियाँ लिखिए: (क) असामान्य हानि (ख) संयुक्त उत्पाद (ग) सेवा लागत निर्धारण (घ) श्रमिक परिवर्तन
Ans.
(क) असामान्य हानि (Abnormal Loss) असामान्य हानि वह हानि है जो उत्पादन की सामान्य प्रक्रिया में अपेक्षित नहीं होती है। यह सामान्य या अपेक्षित हानि (Normal Loss) से अधिक और ऊपर होती है। यह हानि अप्रत्याशित और काफी हद तक परिहार्य (avoidable) होती है। इसके उदाहरणों में आग, चोरी, दुर्घटना, मशीन की बड़ी खराबी, या खराब सामग्री के उपयोग के कारण होने वाली हानि शामिल है।
लेखांकन व्यवहार: सामान्य हानि के विपरीत, जिसे अच्छी इकाइयों की लागत में शामिल कर लिया जाता है, असामान्य हानि की लागत को उत्पादन की लागत का हिस्सा नहीं माना जाता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह उत्पादन प्रक्रिया की अंतर्निहित अक्षमता का प्रतिनिधित्व नहीं करता है। इसके बजाय, असामान्य हानि की लागत (स्क्रैप मूल्य, यदि कोई हो, घटाकर) की गणना की जाती है और इसे सीधे लागत लाभ और हानि खाते (Costing Profit and Loss Account) में डेबिट कर दिया जाता है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि उत्पाद की प्रति यूनिट लागत इस तरह की आकस्मिक हानियों से प्रभावित न हो, और प्रबंधन का ध्यान इन परिहार्य हानियों की ओर आकर्षित हो।
(ख) संयुक्त उत्पाद (Joint Products) संयुक्त उत्पाद दो या दो से अधिक ऐसे उत्पाद होते हैं जो एक ही कच्चे माल और निर्माण प्रक्रिया से एक साथ उत्पन्न होते हैं, और विभाजन बिंदु (split-off point) तक प्रत्येक उत्पाद का महत्व लगभग बराबर होता है। विभाजन बिंदु वह चरण है जिसके बाद वे अलग-अलग उत्पादों के रूप में पहचाने जा सकते हैं।
उदाहरण के लिए, जब कच्चे तेल को रिफाइन किया जाता है, तो पेट्रोल, डीजल, केरोसीन और ल्यूब्रिकेटिंग तेल एक साथ उत्पन्न होते हैं। ये सभी संयुक्त उत्पाद हैं क्योंकि वे एक ही प्रक्रिया से निकलते हैं और सभी का महत्वपूर्ण बिक्री मूल्य होता है।
लेखांकन समस्या: लागत लेखांकन में मुख्य समस्या विभाजन बिंदु तक की गई संयुक्त लागत (Joint Cost) को विभिन्न संयुक्त उत्पादों के बीच कैसे आवंटित किया जाए। चूँकि लागत एक साथ की जाती है, इसलिए किसी भी उत्पाद के लिए इसे सीधे पता लगाना संभव नहीं होता है। इस आवंटन के लिए कई तरीकों का उपयोग किया जाता है, जैसे:
- भौतिक इकाई विधि (Physical Unit Method)
- विभाजन बिंदु पर बिक्री मूल्य विधि (Sales Value at Split-off Point Method)
- शुद्ध वसूली योग्य मूल्य विधि (Net Realizable Value Method)
यह आवंटन स्टॉक मूल्यांकन और लाभप्रदता निर्धारण के लिए महत्वपूर्ण है।
(ग) सेवा लागत निर्धारण (Service Costing) सेवा लागत निर्धारण, जिसे संचालन लागत निर्धारण (Operating Costing) भी कहा जाता है, लागत का पता लगाने की एक विधि है जो उन उपक्रमों पर लागू होती है जो माल का उत्पादन करने के बजाय सेवाएं प्रदान करते हैं। इसका मुख्य उद्देश्य प्रदान की गई सेवा की प्रति यूनिट लागत की गणना करना है।
लागू होने वाले उद्योग: यह विधि परिवहन कंपनियों (बस, रेलवे, एयरलाइंस), बिजली आपूर्ति कंपनियों, अस्पतालों, होटलों, स्कूलों, और सिनेमाघरों जैसे सेवा उद्योगों में उपयोग की जाती है।
लागत इकाई (Cost Unit): सेवा लागत निर्धारण में, एक समग्र या मिश्रित लागत इकाई का उपयोग आम है। उदाहरण के लिए:
- परिवहन: प्रति यात्री-किलोमीटर या प्रति टन-किलोमीटर
- होटल: प्रति कमरा-दिन (per room-day)
- अस्पताल: प्रति रोगी-दिन (per patient-day)
- बिजली: प्रति किलोवाट-घंटा (per kWh)
प्रक्रिया: इसमें एक विशिष्ट अवधि के लिए सभी परिचालन लागतों को एकत्र करना शामिल है, जिन्हें आमतौर पर स्थिर (जैसे, किराया, बीमा) और परिवर्तनीय (जैसे, ईंधन, उपभोग्य) लागतों में वर्गीकृत किया जाता है। फिर कुल लागत को उस अवधि के दौरान प्रदान की गई सेवा की कुल इकाइयों से विभाजित करके प्रति यूनिट लागत की गणना की जाती है।
(घ) श्रमिक परिवर्तन (Labour Turnover) श्रमिक परिवर्तन या श्रम आवर्तन एक निश्चित अवधि के दौरान एक संगठन में कर्मचारियों के छोड़ने और उनके स्थान पर नए कर्मचारियों की भर्ती की दर को संदर्भित करता है। यह एक संगठन के भीतर कार्यबल की अस्थिरता का एक माप है। उच्च श्रमिक परिवर्तन दर आमतौर पर अवांछनीय होती है क्योंकि यह महत्वपूर्ण लागतों से जुड़ी होती है।
कारण: श्रमिक परिवर्तन के कई कारण हो सकते हैं, जिन्हें परिहार्य (जैसे कम वेतन, खराब काम करने की स्थिति, पर्यवेक्षण की कमी) और अपरिहार्य (जैसे सेवानिवृत्ति, मृत्यु, व्यक्तिगत कारण) में वर्गीकृत किया जा सकता है।
लागतें: उच्च श्रमिक परिवर्तन से जुड़ी लागतें दो प्रकार की होती हैं:
- निवारक लागतें (Preventive Costs): ये वे लागतें हैं जो श्रमिक परिवर्तन को कम करने के लिए की जाती हैं, जैसे बेहतर वेतन, कल्याणकारी योजनाएं, और अच्छी काम करने की स्थिति प्रदान करना।
- प्रतिस्थापन लागतें (Replacement Costs): ये नए कर्मचारियों की भर्ती, चयन, और प्रशिक्षण की लागत, नए कर्मचारियों की कम उत्पादकता, और उत्पादन में व्यवधान के कारण होने वाली लागतें हैं।
माप: श्रमिक परिवर्तन को मापने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग किया जाता है, जैसे:
- पृथक्करण विधि (Separation Method): (अवधि के दौरान छोड़े गए कर्मचारियों की संख्या / अवधि में औसत कर्मचारियों की संख्या) * 100
- प्रतिस्थापन विधि (Replacement Method): (अवधि के दौरान प्रतिस्थापित कर्मचारियों की संख्या / अवधि में औसत कर्मचारियों की संख्या) * 100
IGNOU BCOC-138 Previous Year Solved Question Paper in English
Q1. (a) Discuss the limitations of Financial Accounting. (b) What are the advantages of a good system of material control?
Ans.
(a) Limitations of Financial Accounting Financial accounting is the process of summarizing, analyzing, and reporting a company’s financial performance and position. Despite its many uses, it has certain inherent limitations, which led to the development of cost accounting. The main limitations are:
- Historical Nature: Financial accounting is primarily based on historical costs. It records transactions that have already occurred. This provides limited guidance for future planning and decision-making.
- Aggregate Information: It presents the profit or loss for the organization as a whole. It does not provide detailed information about the profitability or cost of individual products, jobs, departments, or processes.
- Classification of Costs: Financial accounting classifies costs by their nature (e.g., salaries, rent), not by their function (e.g., production, administration) or behavior (fixed, variable). This is unsuitable for cost control and analysis.
- Ignores Non-Monetary Factors: It only records events and transactions that can be measured in monetary terms. It ignores important non-monetary factors like employee morale, customer satisfaction, and product quality.
- Inadequate Data for Decision Making: It does not provide the detailed cost data required by management for making strategic decisions such as ‘make or buy’ decisions, price fixation, optimization of production mix, etc.
- No Standard Setting: Financial accounting does not have a system for setting standards of performance and comparing them with actual performance to measure efficiency.
(b) Advantages of a Good System of Material Control Material control is a system that ensures that material of the right quality is available in the right quantity, at the right time, and at the minimum possible cost for production. A good system of material control has several advantages:
- Uninterrupted Production: It ensures that production never stops due to a shortage of materials. It keeps the production flow smooth.
- Avoidance of Over-investment: It prevents capital from being unnecessarily locked up in excess materials (over-stocking). This reduces the working capital requirement.
- Cost Reduction: Through bulk purchasing, favorable terms, and competitive pricing, it reduces the cost of purchase. It also controls storage and handling costs.
- Control of Wastage and Losses: Through proper records, storage, and issue of materials, it minimizes losses due to theft, wastage, spoilage, and obsolescence.
- Quality Assurance: It ensures that materials purchased conform to the specified specifications and quality standards, thereby improving the quality of the final product.
- Accurate Cost Accounting: It helps in the accurate allocation of material costs to each job, process, or department, enabling correct cost ascertainment and control.
- Availability of Information: It provides timely and accurate information to management about material availability, consumption, and stock levels, which is helpful in decision-making.
Q2. Explain the steps involved in the purchase of materials.
Ans. The purchase of materials is a systematic process aimed at ensuring the procurement of the right quality, right quantity, at the right time, and at the right price. An efficient purchasing procedure has a significant impact on the cost and efficiency of production. The general steps involved in the purchase of materials are as follows: 1. Purchase Requisition: This is the first step in the procurement process. When a department (e.g., stores department, production department) requires materials, it prepares a ‘Purchase Requisition Note’. This document contains the description, quantity, specifications of the material required, and the expected date of delivery. It is approved by an authorized person and then sent to the purchase department. 2. Selection of Suppliers and Enquiry: After receiving the purchase requisition, the purchase department identifies potential suppliers. If the material is of a regular type, the department may select from a list of approved suppliers. Otherwise, it sends out enquiry letters to various suppliers, inviting them to submit quotations regarding price, terms, and delivery schedules. 3. Receipt and Analysis of Quotations: The suppliers send their quotations with their prices and terms. The purchase department conducts a comparative analysis of these quotations. Price is not the only factor; other factors like quality, delivery time, payment terms, and the supplier’s reputation are also considered. 4. Placing Purchase Order: After selecting the most suitable supplier, the purchase department prepares a ‘Purchase Order’. It is a formal request to the supplier to supply the materials. It contains the complete description of materials, quantity, rate, total value, delivery terms, payment terms, etc. Copies are sent to the supplier, the stores department, and the accounting department. 5. Receiving the Materials: When the supplier sends the material, the receiving department (usually the stores department) checks the materials against the delivery note. They physically count and inspect for quantity and any apparent damage. Following this, a ‘Goods Received Note’ (GRN) is prepared. 6. Inspection of Materials: To ensure quality, the materials are sent to the inspection department. The inspector checks if the materials are as per the specifications and quality standards mentioned in the purchase order. An inspection report is prepared, and if the materials are not satisfactory, they are returned to the supplier. 7. Payment of Invoice: On receipt of the invoice from the supplier, the accounts department verifies it with the purchase order, goods received note, and inspection report. If all documents are found to be in order, the invoice is passed for payment, and the payment is made to the supplier on the due date.
Q3. (a) Discuss the advantages and disadvantages of centralised purchasing. (b) Distinguish between Job costing and Contract costing.
Ans.
(a) Advantages and Disadvantages of Centralised Purchasing Centralised purchasing is a system where all purchases for all departments and branches of an organization are made by a single, central purchase department. Advantages:
- Economical Purchasing: When purchases are made in bulk, the company gets better trade discounts and favorable terms, leading to a lower cost per unit.
- Benefit of Specialisation: A dedicated purchase department has expert and experienced staff who have a better knowledge of the market. They can negotiate better and strike better deals.
- Better Control: There is better and unified control over purchasing. It helps in standardizing policies and avoiding duplicate purchases.
- Standardisation: Standardisation of materials, equipment, and suppliers is possible, which reduces costs and simplifies stock management.
- Less Chance of Fraud: As the purchase process goes through several individuals with proper checks and balances, the chances of fraud and corruption are minimized.
Disadvantages:
- Delay in Process: As all requisitions must go through a single department, it can cause delays, which may affect production if there is an urgent need.
- High Initial Cost: It requires a high initial cost to set up a special purchase department and hire expert staff.
- Unsuitable for Local Needs: This system may be less effective for branches or plants that are located geographically far apart and have local or special needs.
- Communication Gap: A lack of communication between the user departments and the central purchase department can lead to the procurement of wrong materials.
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Lack of Flexibility:
A centralized system is often rigid and fails to take advantage of emergency or small purchase opportunities that may arise locally.
(b) Distinction between Job Costing and Contract Costing Both job costing and contract costing are types of specific order costing, but they differ in their scale, location, and duration.
| Basis | Job Costing | Contract Costing |
|---|---|---|
Meaning |
It is a method of ascertaining the cost of small jobs undertaken as per a customer’s specific order. | It is a method of ascertaining the cost of large-scale construction or engineering projects that take a long time. |
Place of Work |
Work is typically performed within the manufacturer’s factory or premises. | Work is executed at a site provided by the customer (e.g., building site, dam site). |
Size and Value |
The size of the job is small and its value is relatively low. | Contracts are large in size and involve heavy capital expenditure. |
Duration |
The job takes a short time to complete, usually within a few hours, days, or weeks. | The contract takes a long time to complete, often spanning several months or years. |
Cost Unit |
The cost unit is the ‘Job’ itself. | The cost unit is the ‘Contract’ itself. |
Expenses |
Most expenses are direct in nature, but there is also a significant portion of overheads. | Most expenses (like materials, labour, plant) are directly traceable to the contract. Indirect expenses are comparatively lower. |
Profit Calculation |
Profit is calculated after the completion of the job. | As contracts run for several years, a portion of the estimated profit is transferred to the profit and loss account each year. |
Examples |
Printing press, furniture making, automobile repair shop. | Building construction, road and bridge construction, shipbuilding. |
Q4. Z Company Ltd. have three production departments (A, B and C) and two service departments (D and E). The following data extracted from the records. You are required to prepare an Overhead Distribution Summary: [Data]
Ans.
Preparing the Overhead Distribution Summary involves two steps: 1. Primary Distribution: Apportioning the general overheads to all production and service departments on a suitable basis. 2. Secondary Distribution: Re-apportioning the total cost of service departments to the production departments. Here, since service departments also render services to each other, we will use the ‘Repeated Distribution Method’. Step 1: Primary Distribution of Overheads
| Overhead | Total (₹) | Basis of Apportionment | Ratio | A (₹) | B (₹) | C (₹) | D (₹) | E (₹) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Indirect Material | 5,000 | Direct Materials (20:10:9:6:5) | 20:10:9:6:5 | 2,000 | 1,000 | 900 | 600 | 500 |
| Indirect Wages | 6,000 | Direct Wages (15:15:4:2:4) | 15:15:4:2:4 | 2,250 | 2,250 | 600 | 300 | 600 |
| Depreciation on Machinery | 25,000 | Value of Machinery (12:20:8:5:5) | 12:20:8:5:5 | 6,000 | 10,000 | 4,000 | 2,500 | 2,500 |
| Depreciation on Buildings | 5,000 | Floor Area (3:4:2:1:2) | 3:4:2:1:2 | 1,250 | 1,667 | 833 | 417 | 833 |
| Rent, Rates and Taxes | 10,000 | Floor Area (3:4:2:1:2) | 3:4:2:1:2 | 2,500 | 3,333 | 1,667 | 833 | 1,667 |
| Electric Power for Machinery | 15,000 | Horse Power of Machinery (50:60:30:5:0) | 10:12:6:1:0 | 6,207 | 7,448 | 3,724 | 621 | 0 |
| Electric Power for Lighting | 500 | No. of Light Points (3:2:2:1:2) | 3:2:2:1:2 | 150 | 100 | 100 | 50 | 100 |
| General Expenses | 15,000 | Direct Wages (15:15:4:2:4) | 15:15:4:2:4 | 5,625 | 5,625 | 1,500 | 750 | 1,500 |
Total as per Primary Distribution |
81,500 |
25,982 |
31,423 |
13,324 |
6,071 |
7,700 |
(Note: Figures are rounded due to decimal places)
Step 2: Secondary Distribution of Service Dept Overheads (Repeated Distribution Method)
| Particulars | A (₹) | B (₹) | C (₹) | D (₹) | E (₹) |
|---|---|---|---|---|---|
| Balance as per Primary Dist. | 25,982 | 31,423 | 13,324 | 6,071 | 7,700 |
| Distribute Dept D (20:30:40:–:10) | +1,214 | +1,821 | +2,428 | -6,071 | +607 |
Total |
27,196 |
33,244 |
15,752 |
0 |
8,307 |
| Distribute Dept E (40:20:20:20:–) | +3,323 | +1,661 | +1,661 | +1,662 | -8,307 |
Total |
30,519 |
34,905 |
17,413 |
1,662 |
0 |
| Distribute Dept D (20:30:40:–:10) | +332 | +499 | +665 | -1,662 | +166 |
Total |
30,851 |
35,404 |
18,078 |
0 |
166 |
| Distribute Dept E (40:20:20:20:–) | +66 | +33 | +33 | +34 | -166 |
Total |
30,917 |
35,437 |
18,111 |
34 |
0 |
| Distribute Dept D (20:30:40:–:10) | +7 | +10 | +14 | -34 | +3 |
| Distribute Dept E (Bal. of ₹3) | +1 | +1 | +1 | -3 | |
Total Overheads in Prod. Depts. |
30,925 |
35,448 |
18,126 |
0 |
0 |
Overhead Distribution Summary
- Department A: ₹ 30,925
- Department B: ₹ 35,448
- Department C: ₹ 18,126
Total = ₹ 84,499
(The difference from the primary distribution total of ₹81,500 is due to rounding).
Q5. From the following information, prepare a Reconciliation Statement and find the profit as per financial accounts: [Data]
Ans.
When cost accounts and financial accounts are maintained separately, the profit shown by them may differ. This difference arises due to the different treatment of various items. A Reconciliation Statement is prepared to reconcile these differences and arrive at the profit of one set of accounts from the profit of the other. Here, we will start with the given profit as per cost accounts (₹67,000) and arrive at the profit as per financial accounts. Reconciliation Statement
| Particulars | Amount (₹) | Amount (₹) |
|---|---|---|
Net Profit as per Cost Accounts |
67,000 |
|
Add: Items that increase financial profit or decrease cost profit |
||
| (i) Over-recovery of administrative overheads (in cost accounts) | 9,000 | |
| (ii) Over-recovery of depreciation (₹12,400 in cost – ₹7,600 in financial) | 4,800 | |
| (iii) Interest on investment received (Purely financial income) | 8,000 | |
| (iv) Bank interest received (Purely financial income) | 7,000 | |
| (v) Undervaluation of stock (in cost accounts) | 1,400 | |
30,200 |
||
97,200 |
||
Less: Items that decrease financial profit or increase cost profit |
||
| (i) Loss due to obsolescence (Purely financial expense) | 6,000 | |
| (ii) Loss due to depreciation in stock value (Purely financial expense) | 1,400 | |
| (iii) Income tax paid (Purely financial expense) | 4,000 | |
| (iv) Works overhead under-recovered (in cost accounts) | 4,000 | |
15,400 |
||
Net Profit as per Financial Accounts |
81,800 |
Explanation:
- Items Added: These were either recorded as higher expenses in cost accounts (e.g., over-recovery of overheads, excess depreciation) or recorded as incomes in financial accounts but not in cost accounts (e.g., interest). These adjustments increase the cost profit to bring it in line with the financial profit.
- Items Subtracted: These were either recorded as expenses in financial accounts but not in cost accounts (e.g., loss on obsolescence, income tax) or represented an under-recovery of expenses in cost accounts (e.g., under-recovery of overheads). These adjustments decrease the cost profit.
Q6. The following is the record of receipts and issues of a material: [Data] … Prepare a Stores Ledger Account on the assumption that materials were issued as the First-in First-out principle.
Ans.
Under the First-In, First-Out (FIFO) method, it is assumed that the materials purchased first are issued first. This means that issues are priced at the oldest lot’s price, and the closing stock is valued at the prices of the latest purchases. Note: The rates given in the question (e.g., ₹19.5) appear inconsistent, but the calculation has been performed as per the figures given in the question. Stores Ledger Account (as per FIFO Method)
| Date | Particulars | Receipts | Issues | Balance | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Qty (tons) | Rate (₹) | Amount (₹) | Qty (tons) | Rate (₹) | Amount (₹) | Qty (tons) | Rate (₹) | Amount (₹) | ||
| Jan 1 | Opening Balance | 50 | 200.00 | 10,000 | ||||||
| Jan 2 | Issued | 30 | 200.00 | 6,000 | 20 | 200.00 | 4,000 | |||
| Jan 3 | Received | 60 | 210.20 | 12,612 |
20
60 |
200.00
210.20 |
4,000
12,612 |
|||
| Jan 5* | Issued | 20 | 200.00 | 4,000 | 55 | 210.20 | 11,561 | |||
| 5 | 210.20 | 1,051 | ||||||||
| Jan 5* | Stock Loss | 1 | 210.20 | 210.20 | 54 | 210.20 | 11,350.80 | |||
| Jan 7* | Returned | 10 |
19.50 |
195 |
54
10 |
210.20
19.50 |
11,350.80
195 |
|||
| Jan 10* | Received | 22 | 210.30 | 4,626.60 |
54
10 22 |
210.20
19.50 210.30 |
11,350.80
195 4,626.60 |
|||
Total |
92 |
17,433.60 |
56 |
11,261.20 |
86 |
16,172.40 |
||||
*
(Note: Dates in the question are ambiguous, so a logical sequence (2, 3, 5, 7, 10) has been used.)
(Note: The return rate of ₹19.50 is unusually low and likely a typo, but the calculation is as per the question.)
Closing Balance: As on Jan 10, the total material in stores is 86 tons with a total value of ₹16,172.40 .
- 54 tons @ ₹210.20 per ton
- 10 tons @ ₹19.50 per ton
- 22 tons @ ₹210.30 per ton
Stock Loss:
The stock loss of 1 ton is charged at the latest cost (as per FIFO) and its cost (₹210.20) should be transferred to the Costing Profit and Loss Account.
Q7. (a) The following expenditure was incurred on the contract of ₹12,00,000… Prepare Contract Account. (b) What is the purpose of Time Booking?
Ans.
(a) Contract Account First, we need to find the value of Work Certified. Cash Received = ₹ 4,80,000 (which is 80% of work certified) Therefore, Value of Work Certified = ₹ 4,80,000 / 80% = ₹ 6,00,000 Now we can prepare the Contract Account. Contract Account (for the year ending 31-12-2024)
| Particulars | Amount (₹) | Particulars | Amount (₹) |
|---|---|---|---|
| To Materials | 2,40,000 | By Material at site | 20,000 |
| To Wages | 3,28,000 |
By Plant at site c/d
(40,000 – 20% depreciation) |
32,000 |
| To Plant | 40,000 |
By Work-in-Progress:
– Work Certified |
6,00,000 |
| To Overheads | 17,200 | ||
To Notional Profit c/d |
26,800 |
||
Total |
6,52,000 |
Total |
6,52,000 |
| By Notional Profit b/d | 26,800 | ||
| To P&L A/c | 14,293 | ||
| To W-I-P Reserve | 12,507 | ||
Total |
26,800 |
Total |
26,800 |
Calculations:
- Degree of Completion of Contract: = (Work Certified / Contract Price) 100 = (₹6,00,000 / ₹12,00,000) 100 = 50%
- Profit to be transferred to P&L Account: Since the contract is 50% complete, we can transfer 2/3rd of the profit to the P&L account. Formula: (2/3) Notional Profit (Cash Received / Work Certified) = (2/3) 26,800 (4,80,000 / 6,00,000) = (2/3) 26,800 0.8 = ₹ 14,293 (approx.)
- Work-in-Progress Reserve: = Notional Profit – Profit transferred to P&L A/c = 26,800 – 14,293 = ₹ 12,507
(b) Purpose of Time Booking Time Booking, also known as a time sheet or job card, is the process of recording the time spent by a worker on different jobs, processes, or operations. It is different from Time Keeping, which only records the worker’s total time in the factory (time of arrival and departure). The main purposes of Time Booking are as follows:
- Cost Allocation: Its primary purpose is to accurately allocate labour cost to each job, contract, or cost centre. This helps in correctly calculating the labour cost of a particular product or service.
- Evaluation of Worker’s Efficiency: By comparing the time actually taken with the standard time set for a task, management can evaluate the efficiency of workers or groups of workers.
- Control of Idle Time: Time booking helps to identify the amount of time workers spend on unproductive activities (like waiting for machine breakdown, materials). This information can be used to minimize and control idle time.
- Absorption of Overheads: In some cases, overheads are absorbed on the basis of labour hours. Time booking provides the necessary data for this purpose.
- Basis for Incentive Schemes: It provides the basis for bonus and other incentive schemes that are based on the time taken to complete a job.
- Preparation of Quotations: When preparing price quotations for future jobs, the record of time spent on previous similar jobs serves as a valuable guide.
Q8. Write short notes on any two of the following: (a) Abnormal Loss (b) Joint Products (c) Service Costing (d) Labour Turnover
Ans.
(a) Abnormal Loss Abnormal loss is a loss that is not expected in the normal course of production. It is over and above the normal or expected loss. This loss is unforeseen and largely avoidable. Examples include losses due to fire, theft, accident, major machine breakdown, or use of faulty materials. Accounting Treatment: Unlike normal loss, which is absorbed into the cost of good units, the cost of abnormal loss is not treated as part of the cost of production. This is because it does not represent an inherent inefficiency of the production process. Instead, the cost of abnormal loss (after deducting any scrap value) is calculated and debited directly to the Costing Profit and Loss Account . This ensures that the per-unit cost of the product is not affected by such accidental losses, and management’s attention is drawn to these avoidable losses. (b) Joint Products Joint products are two or more products that are produced simultaneously from the same raw material and manufacturing process, with each product having a significant value up to the point of separation (split-off point). The split-off point is the stage after which they can be identified as separate products. For example, when crude oil is refined, petrol, diesel, kerosene, and lubricating oil are produced simultaneously. These are all joint products because they emerge from a single process and all have significant sales value. Accounting Problem: The main problem in cost accounting is how to apportion the joint cost incurred up to the split-off point among the various joint products. As the cost is incurred simultaneously, it is not directly traceable to any single product. Several methods are used for this apportionment, such as:
- Physical Unit Method
- Sales Value at Split-off Point Method
- Net Realizable Value (NRV) Method
This apportionment is crucial for stock valuation and profitability determination.
(c) Service Costing
Service costing, also known as operating costing, is a method of cost ascertainment that applies to undertakings that provide services rather than producing goods. Its main objective is to calculate the cost per unit of the service provided.
Applicable Industries:
This method is used in service industries like transport companies (bus, railways, airlines), electricity supply companies, hospitals, hotels, schools, and cinemas.
Cost Unit:
In service costing, a composite or a compound cost unit is common. For example:
- Transport: Per passenger-kilometre or per tonne-kilometre
- Hotels: Per room-day
- Electricity: Per kilowatt-hour (kWh)
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Hospitals:
Per patient-day
Procedure:
It involves collecting all operating costs for a specific period, which are typically classified into fixed (e.g., rent, insurance) and variable (e.g., fuel, consumables) costs. The cost per unit is then calculated by dividing the total cost by the total units of service provided during that period.
(d) Labour Turnover
Labour turnover refers to the rate at which employees leave an organization and are replaced during a given period. It is a measure of the instability of the workforce within an organization. A high rate of labour turnover is usually undesirable as it is associated with significant costs.
Causes:
There can be many reasons for labour turnover, which can be classified as avoidable (e.g., low wages, poor working conditions, lack of supervision) and unavoidable (e.g., retirement, death, personal reasons).
Costs:
The costs associated with high labour turnover are of two types:
- Preventive Costs: These are costs incurred to reduce labour turnover, such as providing better wages, welfare schemes, and good working conditions.
- Replacement Costs: These are the costs of recruitment, selection, and training of new employees, loss of output due to lower productivity of new workers, and disruption in production.
Measurement:
Various methods are used to measure labour turnover, such as:
- Separation Method: (No. of employees who left during the period / Average no. of employees during the period) * 100
- Replacement Method: (No. of employees replaced during the period / Average no. of employees during the period) * 100
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